uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie
Na de start van de werken ontvangt u facturen van de aannemer en kan AGION starten met de uitbetaling van de subsidie.
Bezorg ons voor elk perceel een betalingsdossier dat uit een of meerdere betalingsaanvragen kan bestaan.
AGION berekent de subsidie en betaalt per betalingsaanvraag. Er zijn vijf types betalingsaanvragen:
- de eerste betaling na de start van de werken
- een vervolgbetaling tijdens de uitvoering van de werken
- de laatste betaling: op het einde van de werken bij het indienen van de eindafrekening.
- meerwerken
- prijsherzieningen
Voor elke betalingsaanvraag bezorgt u aan AGION de vorderingsstaat en de factuur.
Zowel bij een eerste betaling als bij een vervolgbetaling controleert AGION de betalingsdocumenten en vergelijkt de vorderingsstaat met de factuur en met de naam van de aannemer uit de gunningsfase. Het bedrag van de vorderingsstaat en van de factuur moet exact overeenkomen. Zoniet, dan vraagt AGION een correctie op.
Lees in deze rubriek hoe u uw betalingsdossier samenstelt.
AGION behandelt per perceel de betaling van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de betaling van de subsidies gelden dus voor ieder afzonderlijk perceel.
1. Uitbetaling van de subsidie
Op vraag van het schoolbestuur voert AGION de betalingen uit.
1.1 “Gewone” facturen
De ingediende facturen bepalen het uiteindelijke subsidiebedrag. Het maximum subsidieerbare bedrag aan gewone facturen is het netto subsidiabele bedrag bij gunning verhoogd met 2%.
Deze 2% is bedoeld voor onder andere meerwerken en prijsherzieningen die u indient via de gewone facturen.
Meerwerken en prijsherzieningen die opgenomen zijn in de gewone facturen worden mee uitbetaald in betalingsfase tot 102% van de netto subsidiabele kostprijs die bij gunning bereikt wordt.
Kiest u om meerwerken en prijsherzieningen in te dienen op aparte bisfacturen en -vorderingsstaten, dan kunnen deze bovenop de 102% van de gewone facturen worden gesubsidieerd. In dat geval betaalt AGION die pas uit bij de eindafrekening.
Maak vóór facturatie duidelijke afspraken met de aannemer. Staan de meerwerken of prijsherzieningen op de ‘gewone’ factuur, dan komen ze niet meer in aanmerking voor extra subsidiëring bovenop de 102%. Na uitbetaling van de subsidie van de gewone factuur is geen rechtzetting of opsplitsing meer mogelijk.
Bij de eerste aanvraag tot uitbetaling bezorgt u ons de volgende documenten.
- Het aanvangsbevel met de exacte startdatum van de werken.
- Een ondertekende verklaring van het schoolbestuur met vermelding van het rekeningnummer en de naam van de titularis waarop de uitbetaling moet gebeuren. Maak gebruik van dit sjabloon.
- De factuur
- De gegunde aannemer van het perceel stelt de factuur op. Betaalt u geen btw aan de aannemer omwille van een verlegging van btw-heffing? Lever dan bij iedere factuur die u voor subsidiëring indient een verklaring “btw verlegd” aan. Deze verklaring (ondertekend door iemand die daartoe is gemachtigd) geeft aan welk btw-bedrag op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald.
- De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).
Bij de vervolgbetalingen bezorgt u ons de volgende documenten:
- De factuur
- De gegunde aannemer van het perceel stelt de factuur op. Betaalt u geen btw aan de aannemer omwille van een verlegging van btw-heffing? Lever dan bij iedere factuur die u voor subsidiëring indient een verklaring “btw verlegd” aan. Deze verklaring (ondertekend door iemand die daartoe is gemachtigd) geeft aan welk btw-bedrag op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald.
- De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).
1.2 Meer- en minwerken
1.2.1 Meerwerken
Meerwerken zijn extra uitgevoerde werken van de aannemer die buiten het overeengekomen werk vallen en niet werden opgenomen in de definitieve meetstaat bij offerte.
Opgelet! Staan de meerwerken op de gewone factuur vermeld, dan komen ze niet in aanmerking voor extra subsidiëring, maar zullen ze opgenomen worden in de “gewone” facturen. Na uitbetaling van de gewone factuur is geen rechtzetting meer mogelijk.
Meerwerken, ingediend via aparte facturen en vorderingsstaten, kunnen in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning voor de gewone factuurbedragen.
Beslist u om de meerwerken apart te factureren en zo in te dienen, dan kunnen ze bij eindafrekening ook niet meer onder de gewone facturen geplaatst worden.
Lees de informatie over apart ingediende meerwerken op de pagina van de eindafrekening.
1.2.2 Meerwerken Covid-19
Wanneer een schoolbestuur voor werken uitgevoerd tussen maart 2020 en december 2021 geconfronteerd werd met bijkomende kosten in het kader van werfinrichting voor veiligheid, duur van de werf, … veroorzaakt door Covid-19, dan kunnen die bijkomende kosten als meerwerken beschouwd worden.
Alle modaliteiten van toepassing op de gewone meerwerken zijn ook van toepassing op de meerwerken Covid-19.
1.2.3 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures
Bij dossiers met aftoppingsbedragen en verkorte procedures kan er enkel tot het aftoppingsbedrag van het dossier of het grensbedrag van de verkorte procedure gesubsidieerd worden. In deze gevallen zullen apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken slechts tot aan het aftoppingsbedrag/grensbedrag gesubsidieerd kunnen worden.
1.2.4 Minwerken
Minwerken zijn posten van de gewone vorderingsstaten die niet zijn uitgevoerd. Deze mogen nooit op de facturen meerwerken vermeld staan, maar moeten steeds op de gewone facturen voorkomen. AGION aanvaardt geen facturen en vorderingsstaten van meerwerken die minwerken bevatten.
1.3 Prijsherzieningen
1.3.1 Prijsherzieningen volgens de prijsherzieningsformule
Het schoolbestuur kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Door de toepassing hiervan kunnen de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opgevangen worden. Deze prijsherzieningen kunnen in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning, als u deze indient via aparte bisfactuur en bisstaat.
Opgelet! Staat de prijsherziening op de gewone factuur vermeld, dan komt deze niet in aanmerking voor extra subsidiëring, maar zal de prijsherziening opgenomen worden in de gewone facturen. Na uitbetaling van de gewone factuur is geen rechtzetting meer mogelijk.
Beslist u om de prijsherzieningen apart te factureren en zo in te dienen, dan kunnen ze bij eindafrekening ook niet meer onder de gewone facturen geplaatst worden.
Lees de informatie over apart ingediende prijsherzieningen op de pagina van de eindafrekening.
1.3.2 Bijkomende prijsherzieningen
Als de contractuele overeengekomen prijsherzieningsformule onvoldoende is om de prijsstijgingen op te vangen, kan het schoolbestuur, akkoord gaan met een bijkomende prijsherziening, los van de prijsherzieningsformule. De bijkomende prijsherzieningen kunnen in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning, als u deze indient via aparte bisfactuur en bisstaat.
Lees de informatie over apart ingediende prijsherzieningen op de pagina van de eindafrekening.
Hoe bezorgt u ons de documenten? Bezorg ons uw betalingsdossier met de bijhorende bewijsstukken via rf@agion.be. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document. Als de naamgeving van de documenten niet correct is, zullen we u vragen de ingediende documenten te bezorgen met de juiste naamgeving.
Ga naar voltooiing van de werken en eindafrekening
2. Kredietovereenkomst
Voor het niet door subsidie gedekte deel van de subsidiabele kostprijs, kan de inrichtende macht van het vrij gesubsidieerd onderwijs een lening aangaan. Na goedkeuring van AGION over het bedrag en de duur van de lening, kan het schoolbestuur een kredietovereenkomst met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap sluiten met een erkende financiële instelling.
Als u een beroep wil doen op de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap, betaalt u hiervoor aan AGION een waarborgbijdrage. De financiële instelling bezorgt AGION de ondertekende leningsovereenkomst. Het bedrag van de lening kan nog worden aangepast na de definitieve eindafrekening.
De financiële instelling stelt u het krediet pas ter beschikking na toestemming van AGION. AGION bezorgt u en de financiële instelling daarvoor een opnemingscertificaat. De leningsvrijgaves gebeuren bij het uitbetalen van de facturen in betalingsfase of bij eindafrekening.
