Nadat de werken volledig uitgevoerd en opgeleverd zijn, en u alle facturen van de aannemer ontvangen heeft, dient u bij AGION de eindafrekening van uw perceel in.
Dien de eindafrekening in met alle definitieve stukken om het perceel te kunnen afsluiten. Zodra u de eindafrekening bij AGION indient, zijn er geen toevoegingen van bijkomende facturen, prijsherzieningen of meerwerken meer mogelijk.
Lees in deze rubriek hoe u uw eindafrekening samenstelt.
AGION behandelt per perceel de eindafrekening van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de eindafrekening van de subsidies gelden dus voor ieder afzonderlijk perceel.
1. Eindafrekeningsdocument “gewone” facturen
Gewone facturen dient u in via het Eindafrekeningsdocument gewone facturen.
2 Eindafrekeningsdocument Meerwerken en prijsherzieningen
U vult de meerwerken en prijsherzieningen die u indient als aparte facturen in op het Eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen.
Bij de eindafrekening is het niet meer mogelijk om de indieningswijze van meerwerken en/of prijsherziening te herzien. Deze keuze maakt het schoolbestuur in de betalingsfase.
Bezorg ons alle tabbladen van het eindafrekeningsdocument meerwerken en prijsherzieningen als één bestand, volledig ingevuld en ondertekend door de voorzitter van het schoolbestuur of een gevolmachtigde. Bezorg ons ook de documenten die hieronder vermeld worden.
2.1 Meerwerken
Meerwerken zijn extra uitgevoerde werken van de aannemer die buiten het overeengekomen werk vallen en niet werden opgenomen in de definitieve meetstaat bij offerte.
Deze meerwerken subsidieert AGION enkel als die niet te voorzien waren bij het opstellen van het gunningsdossier en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werken. Daarom moet u deze factoren grondig motiveren bij het indienen van de eindafrekening. Zonder duidelijke motivering van de onvoorzienbaarheid en noodzakelijkheid van het meerwerk keurt AGION het meerwerk af.
Onvoorzienbare en noodzakelijke overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden die grondig gemotiveerd kunnen worden om de werken te kunnen verder zetten (bijvoorbeeld grondwerken/rioleringswerken), kunnen eventueel in aanmerking komen voor bijkomende subsidiëring via meerwerken.
Verhogingen van de vermoedelijke hoeveelheden voorzien in de offerte en wijzigingswerken op vraag van het schoolbestuur komen niet in aanmerking voor subsidiëring als meerwerk. Die posten moet u onder de gewone facturen indienen.
Voor meerwerken ingediend op aparte facturen, en dus niet via de gewone facturen, bezorgt u ons:
De gegunde aannemer van het perceel stelt de bisfactuur op. Betaalt u geen btw aan de aannemer omwille van een verlegging van btw-heffing? Lever dan bij iedere factuur die u voor subsidiëring indient een verklaring “btw verlegd” aan. Deze verklaring (ondertekend door iemand die daartoe is gemachtigd) geeft aan welk btw-bedrag op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald.
De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).
op het tabblad ‘motivering’ van het eindafrekeningsdocument licht u de uitgebreide motivatie voor de meerwerken en de onvoorzienbare overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden toe. Een verwijzing naar verslagen, vooronderzoeken of een toevoeging van foto’s is daarbij aangewezen als dat mogelijk is.
Opgelet! Als u meerwerken indient via aparte bisfacturen en bisstaten is het niet meer mogelijk om de aparte ingediende meerwerken te verplaatsen naar de eindafrekening gewone facturen.
2.2 Prijsherzieningen
Het schoolbestuur kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Door de toepassing hiervan kunnen de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opgevangen worden.
Is de contractuele overeengekomen prijsherzieningsformule onvoldoende om de prijsstijgingen op te vangen, dan kan het schoolbestuur akkoord gaan met een bijkomende prijsherziening, los van de prijsherzieningsformule.
Bij de apart ingediende prijsherzieningen bezorgt u ons het volgende:
2.3 Indien van toepassing voegt u nog de volgende documenten toe:
Een verklaring over subsidiëring door andere instanties (bv. OVAM, Sport Vlaanderen, Agentschap Onroerend Erfgoed, verzekeringsmaatschappij, …).
Bij EPB-plichtige werken: een kopie van de EPB-aangifte bij het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) door de EPB-verslaggever en een EPB-certificaat van VEKA.
2.4 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures
Bij dossiers met aftoppingsbedragen en verkorte procedures kan er enkel tot het aftoppingsbedrag van het dossier of het grensbedrag van de verkorte procedure gesubsidieerd worden. In deze gevallen zullen apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken slechts tot aan het aftoppingsbedrag/grensbedrag gesubsidieerd kunnen worden.
2.5 Creditnota’s
In een eindafrekening kunnen geen negatieve bedragen voorkomen. Facturen zijn immers de weerslag van uitgevoerde werken en dus kunnen facturen alleen positieve bedragen bevatten. Creditnota’s zijn wel mogelijk.
Van iedere creditnota die u toevoegt, moet duidelijk zijn op welke factuur en posten de creditnota betrekking heeft:
3. Afsluiten van uw dossier
Na afhandeling van de eindafrekening van het laatste perceel van uw dossier, vraagt AGION uw bevestiging om het dossier af te sluiten. Pas na uw bevestiging kan de uitbetaling van de subsidie op basis van de eindafrekening van het laatste perceel doorgaan.
Hoe bezorg u ons de documenten? Bezorg ons alle documenten via rf@agion.be. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document. Als de naamgeving van de documenten niet correct is, zullen wij u vragen de ingediende documenten te bezorgen met de juiste naamgeving.