U bent hier

voltooiing van de werken en eindafrekening

  • Wanneer er subsidie is betaald op de subsidiabele kostprijs verhoogd met 2 %, is het maximum aan subsidie bereikt en zal AGION vragen of het perceel mag worden afgesloten of dat er nog meerwerken zijn.

U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende documenten toe:

  • een bevestiging dat het perceel mag worden afgesloten
  • een verklaring over subsidiëring door andere instanties (bv. OVAM, Sport Vlaanderen, Agentschap Onroerend Erfgoed, verzekeringsmaatschappij, …)
  • bij EPB-plichtige werken: een kopie van de EPB-aangifte bij het Vlaams Energieagentschap (VEA) door de EPB-verslaggever
     
  • Indien het bedrag aan facturen bij de betalingen de subsidiabele kostprijs verhoogd met 2 % niet heeft bereikt en er al enkele maanden geen facturen meer werden bezorgd, zal AGION vragen of er nog gewone facturen of meerwerken zijn.

Beschikt u over onvoldoende facturen om dat percentage te bereiken, dan moet u ons het ingevulde Eindafrekeningsdocument gewone facturen bezorgen.

U bezorgt alle tabbladen van bovenstaande document als één bestand, volledig ingevuld, ondertekend en gedateerd door de voorzitter van de inrichtende macht of het schoolbestuur (of een gevolmachtigde).

Let op:

  • Dien de eindafrekening in met alle definitieve stukken om het perceel te kunnen afsluiten. Vanaf het moment dat u de eindafrekening bij AGION indient, zijn er geen toevoegingen van bijkomende facturen, prijsherzieningen of meerwerken meer mogelijk.
  • U kan enkel de prijsherzieningen van gewone facturen apart indienen als meerwerk. De prijsherzieningen die van toepassing zijn op meerwerken moeten samen met de meerwerken waarop ze van toepassing zijn, gefactureerd worden.
  • Als u uw prijsherzieningen van de gewone facturen apart indient via bisstaten, moet u de kolom “bedrag van de herziening” niet invullen op de lijst van de ingediende gewone facturen, maar wel in het tabblad “prijsherzieningen” van het eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen (zie meerwerken). De prijsherzieningen van meerwerken moeten ingevuld worden op het tabblad “meerwerken” van het eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen.

U voegt ook nog een nieuwe verklaring toe, ondertekend door de voorzitter van de inrichtende macht of het schoolbestuur (of een gevolmachtigde), waarin een rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren. Daarbij is het belangrijk dat het om een recent ondertekend document gaat.

U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende documenten toe:

  • een bevestiging dat het perceel mag worden afgesloten
  • een verklaring over subsidiëring door andere instanties (bv. OVAM, Sport Vlaanderen, Agentschap Onroerend Erfgoed, verzekeringsmaatschappij, …)
  • bij EPB-plichtige werken: een kopie van de EPB-aangifte bij het Vlaams Energieagentschap (VEA) door de EPB-verslaggever
     
  • Afsluiten dossier

Wanneer AGION de eindafrekening van het laatste perceel van uw subsidieaanvraag behandelt, zal AGION vragen of uw dossier mag afgesloten worden. De uitbetaling van de subsidie op basis van de eindafrekening van het laatste perceel is pas mogelijk nadat u dit hebt bevestigd.

Bezorg alle documenten digitaal via rf@agion.be. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.

  • Meerwerken

AGION aanvaardt enkel meerwerken als ze niet te voorzien waren bij het opstellen van het gunningsdossier en noodzakelijk zijn opdat de desbetreffende opdrachtnemer (aannemer) de werken kan voortzetten. De meerwerken worden enkel aanvaard als ze in aparte bisstaten en facturen van de desbetreffende opdrachtnemer zijn opgenomen.

Volgende meerwerken kan u indienen:

  • klassieke meerwerken
  • prijsherzieningen

Meerwerken en prijsherzieningen dient u in via het onderstaande document: Eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen

U bezorgt alle tabbladen van bovenstaand document als één bestand, volledig ingevuld, ondertekend en gedateerd door de voorzitter van de inrichtende macht of het schoolbestuur (of een gevolmachtigde). De motivatie voor de meerwerken vult u in op het tabblad motivering.

Belangrijk voor het invullen van de eindafrekeningsdocumenten:

  • In een eindafrekening “meerwerken” komen posten terecht die in principe niet in de oorspronkelijke meetstaat voorkwamen.
  • In een eindafrekening kunnen geen negatieve bedragen voorkomen (facturen zijn immers de weerslag van uitgevoerde werken en dus kunnen daar alleen positieve bedragen in voorkomen), tenzij het gaat om creditnota’s.
  • Van iedere creditnota die u toevoegt, moet duidelijk zijn op welke factuur en posten de creditnota betrekking heeft:
    • Een creditnota die betrekking heeft op werken die onterecht in een gewone factuur werden opgenomen, voegt u toe aan die factuur en aan de eindafrekening “gewone facturen”.
    • Een creditnota die betrekking heeft op werken die onterecht in een meerwerkfactuur werden opgenomen, voegt u toe aan die factuur en aan de eindafrekening “meerwerken”.
  • Verhogingen van de vermoedelijke hoeveelheden voorzien in de offerte en wijzigingswerken komen niet in aanmerking voor subsidiëring als meerwerk. Die posten moeten onder de gewone facturen ingediend worden.
  • Motiveer de meerwerken steeds zo uitgebreid mogelijk. Een verwijzing naar verslagen, vooronderzoeken of een toevoeging van foto’s is daarbij aangewezen indien dat mogelijk is. Als u de onvoorzienbaarheid en noodzakelijkheid van het meerwerk niet duidelijk genoeg motiveert, keurt AGION het meerwerk af.

In het geval van meerdere soorten eindafrekeningen (gewone eindafrekening of meerwerken) moet per type eindafrekening en/of per type meerwerk aparte vorderingsstaten/facturen worden ingediend.

Bezorg alle documenten digitaal via rf@agion.be. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.

  • Afsluiten van de kredietovereenkomst (vrij gesubsidieerd onderwijs)

Als er geen meerwerken zijn, dan kan het definitieve bedrag van de eventuele kredietovereenkomst worden vastgesteld op basis van de uitgevoerde betalingen. In het geval er wel meerwerken zijn, dan kan het definitieve bedrag na verwerking van de meerwerken worden vastgesteld.

Op basis van de eindafrekening wordt het definitieve bedrag dat in aanmerking komt voor een lening met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap vastgesteld. Indien op dat ogenblik het kredietbedrag nog niet integraal is opgenomen, kan de financiële instelling worden gemachtigd om een laatste geldopneming voor het verschil tussen het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst en het totaal van de reeds opgenomen bedragen toe te staan.

Vervolgens wordt het afsluitingsbijvoegsel opgemaakt. Dit is een document, opgemaakt door een financiële instelling, dat het effectief opgenomen bedrag waarop de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap van toepassing is, definitief vastlegt. Het afsluitingsbijvoegsel wordt voor medeondertekening in drie exemplaren aan AGION voorgelegd.