AGION brengt de inrichtende macht van het vrij gesubsidieerd onderwijs op de hoogte dat een bepaald subsidiedossier in aanmerking komt voor deze prefinancieringsprocedure.
AGION gaat akkoord met de prefinancieringsprocedure na een brief van de inrichtende macht dat men gebruik wil maken van deze mogelijkheid. Deze principiële toestemming van AGION houdt nog geen subsidiebelofte of geen subsidieverplichting in, of, omgekeerd, geen subsidierecht voor de aanvrager.
Het dossier op de wachtlijst wordt daarna omgevormd naar een dossier via de prefinancieringsprocedure, met behoud van de oorspronkelijke inschrijvingsdatum.
Deze procedure kan betrekking hebben op nieuwbouwwerken of verbouwingswerken, en is enkel mogelijk voor subsidiedossiers met een oorspronkelijke minimale kostprijs van 125.000 euro (excl. btw) per subsidieaanvraag.
De inrichtende macht zoekt, binnen het kader van de wetgeving overheidsopdrachten, een aannemer die instaat voor de realisatie van de werken. De inrichtende macht informeert AGION over de toewijzing van de werken en, later, over de oplevering van de werken. Een akkoord van AGION is niet nodig.
Zolang de opdracht nog niet is toegewezen, is het nog mogelijk om het dossier te annuleren en terug in te schrijven als een dossier via de standaardprocedure, met behoud van de oorspronkelijke inschrijvingsdatum.
AGION verleent het principieel akkoord voor de subsidiëring van de werken na het doorlopen van de wachttijd en brengt de inrichtende macht hiervan op de hoogte.
AGION verleent het principeakkoord op basis van het gunningsdossier. Hierbij houdt het agentschap rekening met het geïndexeerde bedrag op basis van de indieningsdatum van het dossier op de wachtlijst. AGION kan hoogstens op basis van dat bedrag de subsidie berekenen.
Bijvoorbeeld een subsidieaanvraag uit mei 2006 voor 500.000,00 euro kan, als deze wordt geactualiseerd in augustus 2018, op basis van de financiële norm van augustus 2018 geïndexeerd worden met 35% tot 675.000,00 euro.
AGION betaalt de subsidie uit op basis van de eindafrekening.
Het dossier moet voldoen aan de basisvoorwaarden voor subsidiëring (met uitzondering van de vereiste dat de werken nog niet mogen gestart zijn)
Voor de controle van de fysische norm zijn de gegevens op het moment van het verlenen van het principieel akkoord van toepassing.
