maak een projectdossier op

Als de bouwplannen concreter worden, is de tijd rijp om de verzamelde informatie te ordenen en te bundelen in een projectdossier. Een ontwerpteam heeft meestal geen voorkennis in het dossier, noch over de site, noch over de werking van de school en de gebruikers ervan. Het is daarom belangrijk dat alle informatie die is verzameld in de voorbereidende fases én die relevant is om de ontwerpopdracht te kunnen aanvatten, overzichtelijk toegelicht en gebundeld wordt. Hoe beter alle betrokken partijen de werking van de (toekomstige) school zullen begrijpen en zich kunnen inleven in het project, hoe dichter het uiteindelijke gebouw zal aanleunen bij de verwachtingen.

 
Projectdefinitie

Bij de start van een bouwproces is het eindproduct (een gebouw) nog niet gekend, maar wel de visie die erin moet terug te vinden zijn. Deze visie kunt u duiden in een projectdefinitie. Een projectdefinitie is een uitgebreide en gestructureerde nota die fungeert als kapstok voor alle relevante informatie over het bouwproject.

Een projectdefinitie bevat minstens volgende onderdelen:

• De algemene context en de bestaande situatie
  • De basisgegevens (contactpersonen, vestgingsplaats, type onderwijs … )
  • De eigendomsstructuur
  • De ruimtelijke context van de projectsite (ligging, bestaande gebouwen, mobiliteit, stedenbouwkundige randvoorwaarden … )
  • De demografische context (leerlingen, personeel, externe gebruikers … )
  • Enkele kritische succesfactoren (geplande wegenwerken, fasering … )

• Het toekomstige bouwproject
  • Het pedagogisch project
  • De verwachtingen en ambities (mobiliteit, toegankelijkheid, uitstraling, duurzaamheid … )
  • Het programma van eisen

• Aanvullende informatie
  • Attesten
  • Onderzoeken
  • Verslagen
  • Grondplannen
  • Gegevens m.b.t. nutsvoorzieningen
  • …

De opmaak van een goede projectdefinitie vergt tijd. Hoeveel tijd u hiervoor moet voorzien, is moeilijk vooraf te bepalen. Dit is erg afhankelijk van het feit of er al een duidelijke visie op het project bestaat en verschilt ook naargelang de complexiteit van de opdracht en het aantal betrokken partners.

Hoewel het extra tijd vraagt zijn regelmatige tussentijdse terugkoppelingsmomenten met alle betrokken partners (leerkrachten, leerlingen, buurtbewoners … ) aan te raden. Hoe groter het draagvlak van het project is, hoe groter de kans op succes.

 
Programma van eisen

Het Programma van Eisen (PvE) is een belangrijk onderdeel van de projectdefinitie waarin u op basis van een heldere opsomming het bouwprogramma preciseert. Het is zeer waardevolle informatie voor alle  betrokken partijen, want aan de hand van het Programma van Eisen kan worden gecontroleerd of een ontwerp voldoet aan de gestelde uitgangspunten.

Een project kan veel vertraging oplopen wanneer er pas nagedacht wordt over de indeling van het gebouw wanneer de ontwerper na veel inspanningen zijn eerste ontwerpvoorstellen voorlegt. Een duidelijk Programma van Eisen moet dit ondervangen. Maak daarom steeds duidelijke keuzes en verlies de globale visie niet. Vermijd evenwel te algemene uitgangspunten en blijf er altijd op toezien dat het gestelde ambitieniveau in overeenstemming is met het bouwbudget. Doordacht te werk gaan is dus de boodschap.

Een Programma van Eisen bevat minstens volgende informatie:

• een oplijsting  van de ruimtes die moeten voorzien worden samen met de gewenste oppervlakte
• de gewenste relaties tussen de ruimtes onderling
• de voornaamste eisen die aan de ruimtes worden gesteld (functionele, technische en afwerkingseisen)

Wanneer het nieuwe bouwproject relatie heeft met bestaande gebouwen (een uitbreiding van de site, een extra vleugel … ) kan u best ook een overzicht opmaken van de ruimtes in de bestaande gebouwen zodat het ontwerpteam een zicht heeft op het geheel aan beschikbare ruimtes.
 

Wij zetten u graag op weg!

• U kan vrijblijvend gebruik maken van ons modeldocument voor de opmaak van een projectdefinitie voor scholenbouwprojecten.

• Enkele voorbeelden van projectdefinities zijn te vinden op http://www.scholenbouwen.be/
   
• In het hoofdstuk 3.2 van het Instrument voor Duurzame Scholenbouw (IDS) zijn enkele ontwerprichtlijnen opgenomen die kort en bondig de algemene en specifieke eisen van de meest voorkomende lokalen in scholen op een rijtje zetten