U bent hier

aanvraagdossier

Een aanvraagdossier bestaat uit: 

1. Aanvraagformulier

Vul het standaardformulier in. U bezorgt ons zowel de Excelversie als een ingescande ondertekende versie. Louter de Excelversie volstaat als deze ondertekend werd.

2. Motivatie spoedprocedure

Voeg een nota toe die de spoedprocedure verantwoordt.  
 

3. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

  • uittreksel uit de kadastrale legger
  • kadastraal plan

U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGION nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).

Belangrijk: AGION kan een gunningsdossier pas goedkeuren als de kopie van de authentieke akte in ons bezit is. Tot die fase volstaat desgevallend een optie tot zakelijk recht.

4. Gunnings- of ontwerpdossier

AGION kan pas een principeakkoord verlenen van zodra minstens 50% van de geraamde kostprijs aan percelen werd ingediend.

4.1 De werken worden toegewezen via een onderhandelingsprocedure

Het gunningsdossier bestaat uit: 

  • een kopie van de gekozen offerte
  • de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur
  • indien het toewijzingsbedrag verschilt van het bedrag van de gekozen offerte: een kopie van de definitieve meetstaat met vermelding van het juiste toewijzingsbedrag en alle opgemerkte leemtes, opmerkingen en ontbrekende prijzen
  • een EPB-voorberekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist);
  • indien het gaat om meerdere gunningspercelen: een overzicht van de te verwachten percelen in dit dossier met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel
  • in geval van systeembouw: een kopie van de stedenbouwkundige vergunning;

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur. Pas na ontvangst van de notificatiebrief met het principeakkoord mag u de werken toewijzen aan de gekozen inschrijver.

Ga naar uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie

4.2 De werken worden toegewezen via een aanbesteding of offerteaanvraag

Het voorleggen van het ontwerpdossier aan AGION bij principeakkoord is verplicht en bestaat uit:

  • de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen
  • indien het gaat om meerdere ontwerppercelen: een overzicht van de te verwachten percelen in dit dossier met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel
  • in geval van systeembouw: een kopie van de stedenbouwkundige vergunning;
  • een EPB-berekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist), of minstens een verklaring dat het project voldoet aan deze normen;
  • voor het gemeentelijk of provinciaal onderwijs: de beslissing van de gemeente- of provincieraad met de goedkeuring van het ontwerpdossier. Een beslissing van het college of de deputatie volstaat indien de opdracht nominatief in het budget werd opgenomen.

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.

Voor de ontwerpdossiers van opvolgingspercelen mag de definitieve meetstaat facultatief worden bezorgd, bijvoorbeeld met het oog op een controle van de eventuele niet-subsidiabele bestekposten.

Nadat u van AGION de ontvangstmelding van het ontwerpdossier hebt gekregen, kan desgewenst de gunningsprocedure (= publicatie van de opdracht) reeds gestart worden.

De toewijzing van de werken mag wel pas gebeuren nadat u het principeakkoord van AGION hebt ontvangen en het gunningsdossier hebt ingediend.

Ga naar gunningsdossier na principeakkoord

Hoe bezorgt u ons de documenten?

  • Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.
    • aanvraagformulieren met een ontwerpdossier in het geval van een aanbesteding of offerteaanvraag
    • aanvraagformulieren met een gunningsdossier in het geval van een onderhandelingsprocedure
    • ontwerpdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer (facultatief)
  • Bezorg de documenten die een handtekening moeten bevatten, ingescand.
  • Elektronisch bezorgde documenten hoeft u niet meer met de post te bezorgen.

Hou ook rekening met het volgende

  • De technische beschrijving van de werken en bijkomende plannen moet u niet mee bezorgen, maar kan AGION in bepaalde gevallen tijdens de behandeling wel opvragen omdat ze nodig zijn voor het bepalen van het subsidiebedrag.
  • Mocht u zich vergist hebben in het doorgeven van het aantal m² wat tot een overschrijding van de fysische norm heeft geleid, dan kan AGION dit nog corrigeren. U moet de vergissing wel motiveren binnen de drie maanden na de goedkeuring van het gunningsdossier van het eerste ingediende perceel.