Vlaanderen.be Contacteer ons
Agion Agentschap voor infrastructuur in het onderwijs

aanvraagdossier

Een aanvraagdossier bestaat uit: 

  • een aanvraagformulier
  • een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens  
  • een gunnings- of ontwerpdossier

1. Aanvraagformulier

Vul het standaardformulier in. Dit document volstaat als AGION vraagt om uw subsidieaanvraag te actualiseren. U bezorgt ons zowel de Excelversie als een ingescande ondertekende versie. Louter de Excelversie volstaat als deze ondertekend werd.

De goedkeuring van uw actualisatie betekent niet dat wij het concrete bouwprogramma goedkeuren en dat wij de fysische en financiële norm nakijken. Dit nazicht gebeurt pas bij de behandeling van uw aanvraag met het oog op het verlenen van het principeakkoord.

2. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

  • uittreksel uit de kadastrale legger
  • kadastraal plan

U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGION nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).

Belangrijk: AGION kan een gunningsdossier pas goedkeuren als de kopie van de authentieke akte in ons bezit is. Tot die fase volstaat desgevallend een optie tot zakelijk recht.

3. Gunnings- of ontwerpdossier

AGION kan pas een principeakkoord verlenen van zodra minstens 50% van de geraamde kostprijs aan percelen werd ingediend.

3.1 De werken worden toegewezen via een onderhandelingsprocedure

Het gunningsdossier bestaat uit, per perceel:

  • de offerte van de gekozen aannemer;
  • de ondertekende beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur met:
    • de naam van het perceel,
    • de datum van de opening van de offertes (niet van toepassing bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking),
    • de naam en het ondernemingsnummer van de gekozen aannemer en
    • het toewijzingsbedrag
  • de definitieve meetstaat met de berekening van het toewijzingsbedrag: als het inschrijvingsbedrag van deze offerte verschilt van het toewijzingsbedrag is dit de herberekening van het inschrijvingsbedrag na de verrekening van leemtes, opmerkingen, ontbrekende prijzen en kortingen
  • in het geval van nieuwbouw of van verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats:
    • een inplantingsplan van de bestaande en nieuwe toestand
    • de uitvoeringsplannen van de bestaande en nieuwe toestand: de plannen dient u in op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
    • een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die in het aanvraagformulier werden opgenomen bij de bestaande bruto-oppervlakte. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
    • de definitieve meetstaat op basis van het toewijzingsbedrag waarbij u per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aangeeft tot welk pakket van het bouwprogramma (volgens de categorieën in het aanvraagformulier) de bestekpost behoort.
  • omvat het dossier meerdere percelen, bezorg ons een overzicht van de percelen die u in dit dossier nog zal bezorgen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het moet daarbij gaan om opvolgingspercelen (bijvoorbeeld: technieken, uitrusting, omgevingswerken,…) voor dezelfde vestigingsplaats(en) als het eerste perceel/de eerste percelen.
    Gaat het niet om een opvolgingsperceel of percelen en gaat het om nieuwbouw, of verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats? Bezorg ons dan voor dit perceel/deze percelen alvast een raming op meetstaat met een opsplitsing van het bouwprogramma per pakket.
  • voor nieuwbouw of verbouwingen waarvoor EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
  • enkel in het geval van systeembouw: de omgevingsvergunning

We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking 

Ga naar uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie.

3.2 De werken worden toegewezen via een aanbesteding of offerteaanvraag

  • Het voorleggen van het ontwerpdossier aan AGION bij principeakkoord is verplicht en bestaat, per perceel, uit:
  • voor verbouwingswerken tot en met 125.000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats: de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen.
  • in het geval van nieuwbouw of van verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats:
    • een inplantingsplan van de bestaande en nieuwe toestand
    • de uitvoeringsplannen van de bestaande en nieuwe toestand: de plannen dient u in op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
    • een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die in het aanvraagformulier werden opgenomen bij de bestaande bruto-oppervlakte. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
    • de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen waarbij u per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aangeeft tot welk pakket van het bouwprogramma (volgens de categorieën in het aanvraagformulier) de bestekpost behoort.
  • omvat het dossier meerdere percelen, bezorg ons een overzicht van de percelen die u in dit dossier nog zal bezorgen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het moet daarbij gaan om opvolgingspercelen (bijvoorbeeld: technieken, uitrusting, omgevingswerken,…) voor dezelfde vestigingsplaats(en) als het eerste perceel/de eerste percelen.
    Gaat het niet om een opvolgingsperceel of percelen en gaat het om nieuwbouw, of verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats? Bezorg ons dan voor dit perceel/deze percelen alvast een raming op meetstaat met een opsplitsing van het bouwprogramma per pakket.
  • voor nieuwbouw of verbouwingen waarvoor EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
  • enkel in het geval van systeembouw: de omgevingsvergunning
  • voor het gemeentelijk of provinciaal onderwijs: de beslissing van de gemeente- of provincieraad met de goedkeuring van het ontwerpdossier. Een beslissing van het college of de deputatie volstaat als de opdracht nominatief in het budget werd opgenomen.

We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking 

  • Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.
  • Voor de ontwerpdossiers van opvolgingspercelen mag de definitieve meetstaat facultatief worden bezorgd, bijvoorbeeld met het oog op een controle van de eventuele niet-subsidiabele bestekposten.
  • Nadat u van AGION de ontvangstmelding van het ontwerpdossier hebt gekregen, kan desgewenst de gunningsprocedure (= publicatie van de opdracht) reeds gestart worden.
  • De toewijzing van de werken mag wel pas gebeuren nadat u het principeakkoord van AGION hebt ontvangen en het gunningsdossier hebt ingediend.
  • Ga naar gunningsdossier na principeakkoord
  • Hoe bezorgt u ons de documenten?
  • Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.
  • Bezorg ons volgende documenten in aparte documenten via rf@agion.be:
    • aanvraagformulieren met een ontwerpdossier in het geval van een aanbesteding of offerteaanvraag
    • aanvraagformulieren met een gunningsdossier in het geval van een onderhandelingsprocedure
    • ontwerpdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer (facultatief)
  • Bezorg de documenten die een handtekening moeten bevatten, ingescand.
  • Elektronisch bezorgde documenten hoeft u niet meer met de post te bezorgen.
  • Hou ook rekening met het volgende
  • De technische beschrijving van de werken en bijkomende plannen moet u niet mee bezorgen, maar kan AGION in bepaalde gevallen tijdens de behandeling wel opvragen omdat ze nodig zijn voor het bepalen van het subsidiebedrag.
  • AGION kan een overschrijding van de fysische norm nog corrigeren in het geval deze op een vergissing berust, mits een motivering aan AGION en dit binnen de drie maanden na de goedkeuring van het gunningsdossier van het eerste ingediende perceel.
Dit is een officiële website van de Vlaamse overheid Disclaimer | Cookieverklaring | Cookievoorkeuren