aanvraagdossier

Een aanvraagdossier bestaat uit: 

• een aanvraagformulier
• een motivatie voor de overmachtsituatie
• een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens  
• een aanbestedings- of gunningsdossier

1. Aanvraagformulier

Vul het standaardformulier in. U bezorgt ons zowel de Excelversie als een ingescande ondertekende versie. Louter de Excelversie volstaat als deze ondertekend werd.

De goedkeuring van uw actualisatie betekent niet dat wij het concrete bouwprogramma goedkeuren en dat wij de fysische en financiële norm nakijken. Dit nazicht gebeurt pas bij de behandeling van uw aanvraag met het oog op het verlenen van het principeakkoord.

2. Motivatie overmachtsituatie

Voeg een nota toe die de plotse en onvoorzienbare overmachtsituatie aantoont.

3. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

• uittreksel uit de kadastrale legger
• kadastraal plan

U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGION nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).

Belangrijk: AGION kan een gunningsdossier pas goedkeuren als de kopie van de authentieke akte in ons bezit is. Tot die fase volstaat desgevallend een optie tot zakelijk recht.

4. Aanbestedings- of gunningsdossier

Het toewijzen van werken of de wijze waarop u een opdracht in de markt plaatst, moet gebeuren volgens de wetgeving overheidsopdrachten. Bepaal via de procedurewijzer de meest geschikte toewijzingsprocedure voor uw opdracht.

AGION behandelt uw dossier pas als u voor minstens 50% van de geraamde kostprijs aan percelen indient. U ontvangt een principeakkoord op basis van:

• ofwel een aanbestedingsdossier: het dossier zoals u de opdracht in de markt zal plaatsen met een definitieve meetstaat en geraamde kostprijzen.
• ofwel een gunningsdossier:  het aanbestedingsdossier met de offerte van de gekozen aannemer en de beraadslaging.

De keuze staat los van de manier waarop u de opdracht aan de opdrachtnemer zal toewijzen.

4.1 Aanbestedingsdossier

Dient u een aanvraag in op basis van een aanbestedingsdossier? Bezorg ons nadat u het principeakkoord heeft ontvangen ook het gunningsdossier. U mag de werken pas toewijzen nadat u van ons de ontvangstmelding van het gunningsdossier krijgt.

Welke documenten maken deel uit van uw aanbestedingsdossier?

• Voor verbouwingswerken tot en met 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats omvat het aanbestedingsdossier per perceel:
  • de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen.
• Voor nieuwbouw of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats omvat het aanbestedingsdossier:
  • een inplantingsplan van de bestaande en de nieuwe toestand
  • de uitvoeringsplannen van de bestaande en de nieuwe toestand op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
  • een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die u in het aanvraagformulier bij de bestaande bruto-oppervlakte vermeldde. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
  • de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen. Geef per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aan tot welk pakket van het bouwprogramma  de bestekpost behoort(volgens de categorieën in het aanvraagformulier).
  • Telt het dossier meerdere percelen?
    • een overzicht van alle percelen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het betreft enkel opvolgingspercelen (bijvoorbeeld: technieken, uitrusting, omgevingswerken, …) voor dezelfde vestigingsplaats(en)
    • facultatief de definitieve meetstaat van de opvolgingspercelen  voor de controle van de eventuele niet-subsidiabele bestekposten.
  • Gaat het niet om een opvolgingsperceel maar om nieuwbouw of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats? Bezorg ons dan voor dit perceel alvast een raming op meetstaat met een opsplitsing van het bouwprogramma per pakket.
  • Voor nieuwbouw of verbouwingen waarvoor EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
  • Voor systeembouw: de omgevingsvergunning
  • Voor het gemeentelijk of provinciaal onderwijs: de beslissing van de gemeente- of provincieraad met de goedkeuring van het aanbestedingsdossier. Een beslissing van het college of de deputatie volstaat als het budget de opdracht nominatief bevat/vermeldt/omvat.

We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking

• Heeft de aanbesteding betrekking op één dossier? Gebruik dit sjabloon
• Sluit u een aanneming van werken af voor twee (of meer) verschillende AGION-dossiers? Gebruik dan het sjabloon meetstaat meerdere dossiers. Hoe u het sjabloon gebruikt, leest u in deze toelichting of in het eerste tabblad van het sjabloon.
• Bekijk het voorbeeldsjabloon

Beslissing AGION

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en bepaalt het subsidiebedrag. AGION meldt deze beslissing digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.

Nadat u van AGION de ontvangstmelding van het aanbestedingsdossier verkrijgt, kan u de gunningsprocedure (= publicatie van de opdracht) starten.

U mag de werken pas toewijzen na ontvangst van het principeakkoord. Ook dient u eerst het gunningsdossier in en wacht u de ontvangstmelding hiervan af.

Ga naar gunningsdossier na principeakkoord

4.2 Gunningsdossier

Vraagt u een principeakkoord aan op basis van een gunningsdossier? Dan kan u de opdracht toewijzen na het verkrijgen van het principeakkoord en kunnen de werken starten.

Welke documenten maken deel uit van uw gunningsdossier?

Het gunningsdossier bestaat per perceel uit:

• de offerte van de gekozen aannemer;
• de ondertekende beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur met:
  • de naam van het perceel,
  • de datum van de opening van de offertes (niet van toepassing bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking),
  • de naam en het ondernemingsnummer van de gekozen aannemer en
  • het toewijzingsbedrag
• de definitieve meetstaat met de berekening van het toewijzingsbedrag: als het inschrijvingsbedrag van deze offerte verschilt van het toewijzingsbedrag is dit de herberekening van het inschrijvingsbedrag na de verrekening van leemtes, opmerkingen, ontbrekende prijzen en kortingen.
• voor nieuwbouw of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats:
  • een inplantingsplan van de bestaande en de nieuwe toestand
  • de uitvoeringsplannen van de bestaande en de nieuwe toestand op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
  • een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die u in het aanvraagformulier bij de bestaande bruto-oppervlakte invulde. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
  • de definitieve meetstaat op basis van het toewijzingsbedrag. Geef per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aan tot welk pakket van het bouwprogramma de bestelpost behoort (volgens de categorieën in het aanvraagformulier)
• Telt het dossier meerdere percelen?
  • een overzicht van de percelen die u in dit dossier nog zal bezorgen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het betreft enkel/gaat enkel om opvolgingspercelen (bijvoorbeeld: technieken, uitrusting, omgevingswerken,…) voor dezelfde vestigingsplaats(en) als het eerste perceel/de eerste percelen.
  • Gaat het niet om een opvolgingsperceel of percelen en gaat het om nieuwbouw, of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats? Bezorg ons dan voor dit perceel/deze percelen alvast een raming op meetstaat met een opsplitsing van het bouwprogramma per pakket.
• voor nieuwbouw of verbouwingen waarvoor EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
• voor systeembouw: de omgevingsvergunning

We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking

• Heeft de aanbesteding betrekking op één dossier? Dan kan u gebruik van dit sjabloon
• Sluit u een aanneming van werken af voor twee (of meer) verschillende AGION-dossiers? Dan kan u gebruik van het sjabloon meetstaat meerdere dossiers. Hoe u het sjabloon gebruikt, leest u in deze toelichting of in het eerste tabblad van het sjabloon.
• Bekijk het voorbeeldsjabloon

Hoe bezorgt u ons de documenten?

• Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.
• Bezorg ons volgende documenten in aparte documenten via rf@agion.be:
  • aanvraagformulieren met een aanbestedingsdossier
  • aanvraagformulieren met een gunningsdossier
  • aanbestedingsdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer (facultatief)
• Bezorg de documenten die een (elektronische) handtekening vereisen, gescand.
• Elektronisch bezorgde documenten hoeft u niet meer per post te bezorgen.

Hou ook rekening met het volgende:

• De technische beschrijving van de werken en bijkomende plannen kan u mee bezorgen, AGION heeft deze in bepaalde gevallen nodig voor het bepalen van het subsidiebedrag.
• Mocht u zich vergist hebben in het doorgeven van het aantal m² wat tot een overschrijding van de fysische norm heeft geleid, dan kan AGION dit nog corrigeren. U moet de vergissing wel motiveren binnen de drie maanden na goedkeuring van het gunningsdossier van het eerste ingediende perceel.

Ga naar uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie.