U bent hier

aanvraagdossier

Een aanvraagdossier bestaat uit: 

1. Aanvraagformulier

Vul het standaardformulier in. U bezorgt ons zowel de Excelversie als een ingescande ondertekende versie. Louter de Excelversie volstaat als deze ondertekend werd.

2. Motivatie overmachtsituatie

Voeg een nota toe die de plotse en onvoorzienbare overmachtsituatie aantoont.

3. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

  • uittreksel uit de kadastrale legger
  • kadastraal plan

U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGION nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).

Belangrijk: AGION kan een gunningsdossier pas goedkeuren als de kopie van de authentieke akte in ons bezit is. Tot die fase volstaat desgevallend een optie tot zakelijk recht.

4. Gunnings- of ontwerpdossier

AGION kan pas een principeakkoord verlenen van zodra minstens 50% van de geraamde kostprijs aan percelen werd ingediend.

4.1 De werken worden toegewezen via een onderhandelingsprocedure

Het gunningsdossier bestaat uit, per perceel: 

  • een kopie van de gekozen offerte
  • de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur
  • indien het toewijzingsbedrag verschilt van het bedrag van de gekozen offerte: een kopie van de definitieve meetstaat met vermelding van het juiste toewijzingsbedrag en alle opgemerkte leemtes, opmerkingen en ontbrekende prijzen
  • een EPB-voorberekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist);
  • indien het gaat om meerdere gunningspercelen: een overzicht van de te verwachten percelen in dit dossier met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel
  • in geval van systeembouw: een kopie van de stedenbouwkundige vergunning;
  • in het geval van nieuwbouw, of in het geval van verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw):
    • een inplantingsplan  van de bestaande en nieuwe toestand
    • de grondplannen en snedes van de bestaande en nieuwe toestand: de plannen dient u in op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
    • vanaf 1 januari 2021: de bovenvermelde definitieve meetstaat op basis van het toewijzingsbedrag, met daarbij aangegeven per bestekpost of per aandeel van de bestekpost tot welk pakket van het bouwprogramma (volgens de categorieën in het aanvraagformulier) de bestekpost behoort.

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur. Pas na ontvangst van de notificatiebrief met het principeakkoord mag u de werken toewijzen aan de gekozen inschrijver.

Als na het principeakkoord de toewijzing van de opdracht nog zou wijzigen, bezorgt u aan AGION de aangepaste subsidieaanvraag met het aangepaste gunningsdossier. Voordat u de werken toewijst, moet u AGION het aangepaste gunningsdossier bezorgen. 

4.2 De werken worden toegewezen via een aanbesteding of offerteaanvraag

Het voorleggen van de definitieve meetstaat met geraamde kostprijs aan AGION is verplicht.

Het ontwerpdossier bestaat uit:

  • de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen
    • Vanaf 1 januari 2021: geef  per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aan tot welk pakket van het bouwprogramma de bestekpost behoort.
  • indien het gaat om meerdere ontwerppercelen: een overzicht van de te verwachten percelen in dit dossier met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel
  • in geval van systeembouw: een kopie van de stedenbouwkundige vergunning;
  • een EPB-berekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist), of minstens een verklaring dat het project voldoet aan deze normen, inclusief een inschatting van het E-peil dat behaald zal worden;
  • voor het gemeentelijk of provinciaal onderwijs: de beslissing van de gemeente- of provincieraad met de goedkeuring van het ontwerpdossier. Een beslissing van het college of de deputatie volstaat indien de opdracht nominatief in het budget werd opgenomen.
  • in het geval van nieuwbouw, of in het geval van verbouwingswerken van meer dan 125.000 euro (excl. btw):
    • een inplantingsplan (bestaande en nieuwe toestand)
    • de grondplannen en snedes van de nieuwe toestand (architectuur, geen technieken)

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen digitaal (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.

Voor de ontwerpdossiers van opvolgingspercelen mag u de definitieve meetstaat facultatief bezorgen, bijvoorbeeld met het oog op een controle van de eventuele niet-subsidiabele bestekposten.

Nadat u van AGION de ontvangstmelding van het ontwerpdossier hebt gekregen, kan desgewenst de gunningsprocedure (= publicatie van de opdracht) reeds gestart worden.

De toewijzing van de werken mag wel pas gebeuren nadat u het principeakkoord van AGION hebt ontvangen en het gunningsdossier hebt ingediend.

Hoe bezorgt u ons de documenten?

  • Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document.
  • Bezorg ons de documenten via rf@agion.be
  • Bezorg ons aparte documenten
    • aanvraagformulieren met een ontwerpdossier in het geval van een aanbesteding of offerteaanvraag
    • aanvraagformulieren met een gunningsdossier in het geval van een onderhandelingsprocedure
    • ontwerpdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer (facultatief)
  • Bezorg de documenten die een handtekening moeten bevatten, ingescand.
  • Elektronisch bezorgde documenten hoeft u niet meer met de post te bezorgen.

Hou ook rekening met het volgende

  • De technische beschrijving van de werken en bijkomende plannen moet u niet mee bezorgen, maar kan AGION in bepaalde gevallen tijdens de behandeling wel opvragen omdat ze nodig zijn voor het bepalen van het subsidiebedrag.
  • AGION kan een overschrijding van de fysische norm nog corrigeren in het geval deze op een vergissing berust, mits een motivering aan AGION en dit binnen de drie maanden na de goedkeuring van het gunningsdossier van het eerste ingediende perceel.