uitvoering van de werken en uitbetaling

Na de start van de werken ontvangt u facturen van de aannemer. Maak voor elk perceel in het e-loket een betalingsdossier met één of meerdere betalingsaanvragen. 
AGION berekent de subsidie en betaalt per betalingsaanvraag. 
Lees meer over een vorderingsstaat aanmaken en facturen indienen in het e-loket.

Raadpleeg zeker ook de filmpjes over 'Hoe dien ik een factuur in?'.

AGION hanteert zes typen betalingsaanvragen:

• de eerste betaling na de start van de werken
• een vervolgbetaling tijdens de uitvoering van de werken
• de laatste betaling: op het einde van de werken bij indiening van de eindafrekening
• meerwerken
• prijsherzieningen
• creditnota

Voor elke betalingsaanvraag laadt u de vorderingsstaat en de factuur op in het e-loket.

AGION controleert bij elke betaling de betalingsdocumenten en vergelijkt de vorderingsstaat met de factuur en met de naam van de aannemer uit de gunningsfase. Het bedrag van de vorderingsstaat en van de factuur moet exact overeenkomen. Is dit niet zo, dan vraagt AGION een correctie op. Facturen en vorderingsstaten van een aannemer die niet de gegunde aannemer van het perceel is, subsidieert AGION niet.

Let op: 

• Liet u werken uitvoeren voor meerdere AGION-dossiers? Dan moet u alle betalingsaanvragen correct opsplitsen per dossier.
• U dient per perceel in:
  • aparte facturen
  • aparte vorderingsstaten
  • alleen de posten die in dat perceel worden uitgevoerd.
• Dit geldt zowel voor de
  • basisfacturen
  • de facturen van de meerwerken
  • prijsherzieningsfacturen.

Lees in deze rubriek hoe u uw betalingsdossier samenstelt.

AGION behandelt per perceel de betaling van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de betaling van de subsidies gelden dus voor elk afzonderlijk perceel.

1 Uitbetaling van de subsidie

1.1 Welke documenten dient u in voor een eerste uitbetaling?

• Het aanvangsbevel met de exacte startdatum van de werken:
  • een e-mail van het school- of centrumbestuur aan de aannemer;
  • of een werfverslag dat de aanvangsdatum van de werken vermeldt;
  • of een verklaring op eer. Maak gebruik van dit sjabloon.
• Een door het school- of centrumbestuur ondertekende verklaring op eer met vermelding van het rekeningnummer voor de uitbetaling en de titularis. Maak gebruik van dit sjabloon.
• De factuur van de
  • uitgevoerde werken volgens offerte
  • meerwerken
  • prijsherziening
• De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief) van de
  • uitgevoerde werken volgens offerte
  • meerwerken
• vorderingsstaat prijsherziening (prijsherzieningsberekening)
  • als een prijsherziening van toepassing is, laadt u de prijsherzieningsberekening op. Deze bestaat uit de berekening van de prijsherzieningscoëfficiënt. De aannemer past deze toe op de maandelijkse vorderingsstaat. 

1.2 Welke documenten dient u in voor vervolgbetalingen? 

• de factuur
• de nagekeken vorderingsstaat (maandelijks en cumulatief)

1.3 Betalingen met tussenkomst van een andere instantie

• Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM): asbestverwijdering
• Het Vlaams Energiebedrijf (VEB)
  • De kostendekkende vergoeding en het steunbedrag van VEB komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
• Het Agentschap Onroerend Erfgoed:
  • De tussenkomst van Onroerend Erfgoed komt niet in aanmerking voor subsidiëring. Laad bij het indienen van de eindafrekening het definitieve premiebesluit van Onroerend Erfgoed op.
• Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA)
  • De aannemer maakt twee facturen op gebaseerd op de verdeelsleutel bij de gunning; één voor het deel dat AGION subsidieert en één voor het deel dat  VIPA financiert. 

1.4 Basisfacturen volgens offerte

De ingediende facturen bepalen het uiteindelijke subsidiebedrag. 
Het maximum subsidieerbare bedrag aan basisfacturen is het netto subsidiabele bedrag bij gunning verhoogd met 2%.

Deze 2% is bedoeld voor onder andere:

• meerwerken zonder motivatie
• een stijging van vermoedelijke hoeveelheden
• wijzigingswerken
• prijsherzieningen 

AGION betaalt meerwerken en prijsherzieningen die zijn opgenomen in de basisfacturen uit tot 102% van de netto subsidiabele kostprijs die bij gunning wordt bereikt.

Kiest u om meerwerken en prijsherzieningen in te dienen op aparte bisfacturen en -vorderingsstaten? Dan kunnen deze in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning. In dat geval betaalt AGION ze pas uit bij de eindafrekening.

Maak vóór facturatie duidelijke afspraken met de aannemer. Staan de meerwerken of prijsherzieningen op de basisfactuur, dan komen ze niet meer in aanmerking voor extra subsidiëring bovenop de 102%. Na uitbetaling van de subsidie van de basisfactuur is geen rechtzetting of opsplitsing meer mogelijk.

1.5 Meerwerken

Voerde de aannemer extra werken uit die niet vermeld staan op de definitieve meetstaat bij offerte? 

• Laad deze meerwerken op in het e-loket via aparte facturen en vorderingsstaten, om in aanmerking te komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs.
• Omschrijf per post de extra uitgevoerde posten
• Motiveer uitgebreid dat de meerwerken onvoorzienbaar waren bij het opstellen van het gunningsdossier en de overschrijding van de vermoedelijke hoeveelheden noodzakelijk zijn om de geplande werken verder te kunnen zetten.
• Onderbouw indien mogelijk met verslagen, vooronderzoeken of foto’s. Deze kan u als extra bijlagen uploaden via het e-loket. 

Let op: verhogingen van de vermoedelijke hoeveelheden voorzien in de offerte en wijzigingswerken op vraag van het school- of centrumbestuur komen niet in aanmerking voor subsidiëring als meerwerk. Deze posten dient u onder de basis facturen in. 

Zonder duidelijke motivering keurt AGION het meerwerk af. Als AGION oordeelt dat het meerwerk voorzienbaar of niet noodzakelijk was, keurt AGION meerwerk af. Bij afkeuring ontvangt u geen bijkomende subsidies. 

Let op: negatieve bedragen zijn niet mogelijk. Meerwerken zijn extra uitgevoerde werken en hebben altijd positieve bedragen. 

Hoe meerwerken via aparte facturen indienen? 

Voor meerwerken ingediend via aparte facturen laadt u volgende documenten op in het e-loket: 

• de  aparte factuur meerwerken, opgesteld door de gegunde aannemer
• de  aparte vorderingsstaat meerwerken (maandelijks en cumulatief)

Beslist u om de meerwerken apart te factureren en zo in te dienen, dan kan u deze bij eindafrekening niet meer bij de basisfacturen plaatsen.  Meerwerken ingediend via de basisfacturen kan u ook niet meer crediteren en indienen via aparte meerwerken.

1.6 Prijsherzieningen volgens de prijsherzieningsformule

U kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Dit kan de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opvangen. Deze prijsherzieningen kunnen ook in aanmerking komen voor bijkomende subsidies bovenop de 102% van de netto subsidiabele kostprijs bij gunning, als u deze indient via aparte bisfactuur en bisstaat.

Let op: staat de prijsherziening op de basisfactuur vermeld, dan komt deze niet in aanmerking voor extra subsidiëring, maar zal de prijsherziening worden opgenomen in de basisfacturen. Na uitbetaling van de basisfactuur is geen rechtzetting meer mogelijk.

Beslist u om de prijsherzieningen apart te factureren en zo in te dienen, dan kan u deze bij eindafrekening niet meer bij de basisfacturen plaatsen.

Bij de prijsherzieningen via aparte bisfacturen laadt u volgende documenten op in het e-loket: 

• de aparte factuur prijsherziening, opgesteld door de gegunde aannemer
• de aparte vorderingsbisstaat van de prijsherzienining (maandelijks) 

U laadt uw betalingsaanvraag met de bijhorende bewijsstukken op in het e-loket. 

1.7 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures

Is er een aftoppingsbedrag van toepassing in uw dossier? Dan blijft de subsidie beperkt tot dit maximum, ook voor afzonderlijk ingediende prijsherzieningen en meerwerken.

Bij dossiers via de verkorte procedure kan de subsidiabele kostprijs nooit hoger zijn dan het grensbedrag van 125 000 euro (exclusief btw). Dat geldt ook voor apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken.

1.8 Minwerken

Minwerken zijn niet uitgevoerde posten van de gewone vorderingsstaten. 

• Een aannemer mag alleen uitgevoerde werken factureren.
• Per vergissing te veel werken aangerekend?
  • Dan moet de aannemer deze in mindering brengen aan de hand van een creditnota op de factuur van de gewone werken.
• U mag de minwerken niet toevoegen aan de factuur van de meerwerken.
• Op de documenten van de meerwerken zijn negatieve bedragen niet toegestaan. 

1.9 Facturen asbestverwijdering

Bij de indiening van facturen voor asbestverwijdering is de indieningswijze afhankelijk van wie de werken uitvoerde. 

*verklaring op eer

Ga naar voltooiing van de werken en eindafrekening
 

2 Kredietovereenkomst

AGION subsidieert niet de volledige kostprijs van het (bouw)project. Voor het eigen aandeel (30% of 40%) kan het school- of centrumbestuur van het vrij gesubsidieerd onderwijs een lening met AGION-waarborg aangaan. 

Hoe werkt het?

• Na goedkeuring van AGION over het bedrag en de duur van de lening, kan het school- of centrumbestuur een kredietovereenkomst met AGION-waarborg sluiten met een erkende financiële instelling.
• Als u een beroep wil doen op de AGION-waarborg, betaalt u hiervoor aan AGION een waarborgbijdrage (berekend op basis van het leningsbedrag).
• De financiële instelling bezorgt AGION de ondertekende leningsovereenkomst. 

Na de definitieve eindafrekening kan u, als er nog leningssaldo beschikbaar is, een bijkomende lening aangaan.

Vrijgave van het krediet

• De financiële instelling stelt u het krediet ter beschikking na toestemming van AGION.
• AGION bezorgt u en de financiële instelling daarvoor een leningsvrijgave.
• De leningsvrijgaves gebeuren bij het uitbetalen van de facturen in betalingsfase of bij de eindafrekening.

Meer informatie over het afsluiten van een lening

Investeert u in energiebesparende maatregelen? Maak dan gebruik van de renteloze energielening! Deze lening financiert het deel van de energiebesparende ingrepen waarvoor u geen subsidie ontvangt binnen uw regulier subsidiedossier. Zowel scholen van het vrij als van het officieel gesubsidieerd onderwijs kunnen gebruik maken van de renteloze energielening.