aanvraagdossier
Het e-formulier en de opvolging in het e-loket
Een nieuwe subsidieaanvraag voor de bouw, verbouwing of aankoop van een schoolgebouw dient u in via het e-formulier.
Uw subsidieaanvraag kan betrekking hebben op één of meerdere vestigingsplaatsen. U moet per vestigingsplaats de nodige gegevens invullen.
Tip: het draaiboek scholenbouw helpt u om de passende procedure voor uw infrastructuurwerken te bepalen.
Na het invullen en indienen van het formulier ontvangt u:
- automatisch een bevestigingsmail
- een link naar het e-loket met de vraag om uw dossier te vervolledigen in het e-loket.
Meer info hierover vindt u in de handleiding.
Nadien, controleert AGION de volledigheid van uw dossier.
Is uw dossier onvolledig is? Dan ontvangt u een bericht en krijgt u de taken opnieuw aangeboden met uitleg over de ontbrekende of onvolledige stukken.
Is uw dossier aan de beurt voor goedkeuring? U ontvangt via e-mail een uitnodiging om uw dossier te actualiseren. U voltooit dan de taak ‘Actualiseer uw aanvraag’ in het e-loket.
Belangrijk:
De goedkeuring van een actualisatie betekent niet dat het bouwprogramma al inhoudelijk is beoordeeld. De inhoudelijke en financiële toetsing gebeurt pas bij de behandeling van uw aanvraag voor het principeakkoord.
Bewijs van zakelijk recht
U ontvangt mogelijk van AGION een bericht om uw zakelijk recht aan te leveren in het e-loket. Lees hierover meer in de handleiding.
Let op: voor de goedkeuring van een gunningsdossier moet AGION een kopie van de authentieke akte hebben. In eerdere fases kan een optie tot zakelijk recht volstaan.
Aanbestedings- of gunningsdossier
Het toewijzen van werken of de wijze waarop u een opdracht in de markt plaatst, moet gebeuren volgens de geldende wetgeving. Bepaal via het draaiboek overheidsopdrachten de meest geschikte plaatsingsprocedure.
U dient per perceel een aanbesteding- of gunningsdossier in via het e-loket. De keuze staat los van de manier waarop u de opdracht aan de opdrachtnemer zal toewijzen.
U ontvangt een principeakkoord op basis van het ingediende dossier.
Aanbestedingsdossier
Het aanbestedingsdossier is het dossier waarmee u de opdracht in de markt plaatst met een definitieve meetstaat en geraamde kostprijzen.
U laadt alle gevraagde documenten per perceel op in het e-loket. Lees meer over het indienen van percelen in het e-loket.
Welke documenten zijn vereist?
- Voor verbouwingswerken tot en met 125 000 euro (excl. btw) per vestigingsplaats omvat het aanbestedingsdossier per perceel de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen.
- Voor nieuwbouw of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw, geïndexeerd) per vestigingsplaats omvat het aanbestedingsdossier:
- een inplantingsplan van de bestaande en de nieuwe toestand
- de uitvoeringsplannen van de bestaande en de nieuwe toestand op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
- een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die u in het aanvraagformulier bij de bestaande bruto-oppervlakte vermeldde. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
- de definitieve meetstaat van de opdracht met de geraamde kostprijzen per perceel. Geef per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aan tot welk pakket van het bouwprogramma de bestekpost behoort.
- als EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
- voor systeembouw: de omgevingsvergunning
- Telt het dossier meerdere percelen?
- Laad voor elk perceel een aparte meetstaat op, opgesplitst over de pakketten van het bouwprogramma. Ook de facturen en vorderingsstaten splitst u op per perceel.
- Laad een overzicht op van de percelen die u in dit dossier nog zal bezorgen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het gaat alleen om opvolgingspercelen (bv. technieken, uitrusting, omgevingswerken…) voor dezelfde vestigingsplaats(en) als het eerste perceel/de eerste percelen.
- Voor het gemeentelijk of provinciaal onderwijs: de beslissing van de gemeente- of provincieraad met de goedkeuring van het aanbestedingsdossier. Een beslissing van het college of de deputatie volstaat als het budget de opdracht nominatief omvat.
We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking.
Beslissing AGION
- Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de subsidieaanvraag en bepaalt het subsidiebedrag.
- Nadat u het aanbestedingsdossier hebt ingediend, kan u de gunningsprocedure (= publicatie van de opdracht) starten.
- Wacht het principeakkoord af.
- Bezorg na het ontvangen van het principeakkoord voor de ingediende percelen zonder gunning nog het volledige gunningsdossier voor u verdere stappen onderneemt en de werken toewijst en start.
Ga naar gunningsdossier na principeakkoord
Gunningsdossier
Het gunningsdossier is het aanbestedingsdossier aangevuld met de offerte van de gekozen aannemer en de gunningsbeslissing.
U laadt alle gevraagde documenten per perceel op in het e-loket. Lees meer over het indienen van percelen in het e-loket.
- De offerte van de gekozen aannemer;
- De ondertekende gunningsbeslissing van het school- of centrumbestuur met:
- de naam van het perceel
- de datum van de opening van de offertes (niet van toepassing bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)
- de naam en het ondernemingsnummer van de gekozen aannemer en
- het toewijzingsbedrag
- De definitieve meetstaat met de berekening van het toewijzingsbedrag: als het inschrijvingsbedrag van deze offerte verschilt van het toewijzingsbedrag is dit de herberekening van het inschrijvingsbedrag na de verrekening van leemtes, opmerkingen, ontbrekende prijzen en kortingen.
- Voor nieuwbouw of verbouwingswerken van meer dan 125 000 euro (excl. btw, geïndexeerd) per vestigingsplaats:
- een inplantingsplan van de bestaande en de nieuwe toestand
- de uitvoeringsplannen van de bestaande en de nieuwe toestand op een gangbare schaal en met maten (architectuur, geen technieken)
- een siteplan met een overzicht van de bestaande gebouwen van de vestigingsplaats(en), waarop de gebouwcodes en/of de oppervlaktes zijn aangeduid die u in het aanvraagformulier bij de bestaande bruto-oppervlakte invulde. Duid daarbij ook de locatie van de werken aan.
- de definitieve meetstaat op basis van het toewijzingsbedrag. Geef per bestekpost of per aandeel van de bestekpost aan tot welk pakket van het bouwprogramma de bestelpost behoort.
- als EPB-eisen gelden: de EPB-voorberekening
- voor systeembouw: de omgevingsvergunning
- Telt het dossier meerdere percelen?
- Laad voor elk perceel een aparte meetstaat op, opgesplitst over de pakketten van het bouwprogramma. Ook de facturen en vorderingsstaten splitst u op per perceel.
- Laad een overzicht op van de percelen die u in dit dossier nog zal bezorgen met een geraamde kostprijs (excl. btw) per perceel. Het gaat alleen om opvolgingspercelen (bijvoorbeeld: technieken, uitrusting, omgevingswerken…) voor dezelfde vestigingsplaats(en) als het eerste perceel/de eerste percelen.
We stellen voor de meetstaat sjablonen ter beschikking.
U kan de opdracht toewijzen na het verkrijgen van het principeakkoord en dan kunnen de werken starten. Als u de werken toewijst en start voor dat AGION hiervoor toestemming gaf, dan gaat het recht op subsidies verloren.
Design & Build
Bij Design & Build dient u minstens een aanbestedingsdossier in via het e-loket om een principeakkoord te verkrijgen.
Vaak is al een wedstrijdontwerp beschikbaar bij de aanstelling van de aannemer, maar is dit nog te sterk aan verandering onderhevig en dus onvoldoende. Daarom kent AGION voor Design&Build-projecten een principeakkoord pas toe op basis van het definitieve ontwerp met een definitieve meetstaat.
Omdat de gunning al heeft plaatsgevonden bij de start van het proces, mag u de werken wel al toewijzen voordat u het dossier indient bij AGION. Laad voor uw Design&Build-projecten ook een gunningsdossier op met:
- het definitieve ontwerp
- de definitieve meetstaat én
- de prijsofferte van de aannemer.
U kan er ook voor kiezen om meteen een gunningsdossier in te dienen: het aanbestedingsdossier met de offerte van de gekozen aannemer en de gunningsbeslissing.
Hou ook rekening met het volgende:
- De technische beschrijving van de werken en bijkomende plannen laadt u op in het e-loket, AGION heeft deze in bepaalde gevallen nodig voor het bepalen van het subsidiebedrag.
- Heeft u zich vergist in het doorgeven van het aantal m² wat tot een overschrijding van de fysische norm heeft geleid? AGION kan dit nog corrigeren. U moet de vergissing wel motiveren binnen drie maanden na goedkeuring van het gunningsdossier van het eerste ingediende perceel. Dit kan via de aanpassing van deze dossiergegevens in het e-loket.
Ga naar uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie.