projectdossier

Als de bouwplannen concreter worden, is de tijd rijp om de verzamelde informatie te ordenen en te bundelen in een projectdossier. Een ontwerpteam heeft meestal geen voorkennis in het dossier. Het is daarom belangrijk dat het projectdossier alle verzamelde, relevante informatie uit de voorbereidende fases overzichtelijk bundelt en toelicht. Hoe beter alle betrokken partijen de werking van de (toekomstige) school begrijpen en zich kunnen inleven in het project, hoe dichter het uiteindelijke gebouw zal aanleunen bij de verwachtingen.

Projectdefinitie

Bij de start van een bouwproces is het eindproduct (een schoolgebouw) nog niet gekend, maar wel de visie die het moet uitdragen. Een projectdefinitie duidt deze visie. Het is een uitgebreide en gestructureerde nota die fungeert als kapstok voor alle relevante informatie over het bouwproject.

Een projectdefinitie bevat minstens volgende onderdelen:

• de algemene context en de bestaande situatie
  • de basisgegevens (contactpersonen, vestgingsplaats, type onderwijs … )
  • de eigendomsstructuur
  • de ruimtelijke context van de projectsite (ligging, bestaande gebouwen, mobiliteit, stedenbouwkundige randvoorwaarden … )
  • de demografische context (leerlingen, personeel, externe gebruikers … )
  • enkele kritische succesfactoren (geplande wegenwerken, fasering … )
• het toekomstige bouwproject
  • het pedagogisch project
  • de verwachtingen en ambities (mobiliteit, toegankelijkheid, uitstraling, duurzaamheid … )
  • het programma van eisen
• aanvullende informatie
  • attesten
  • onderzoeken
  • verslagen
  • grondplannen
  • gegevens m.b.t. nutsvoorzieningen
  • …

De opmaak van een goede projectdefinitie vergt tijd. Dit is erg afhankelijk van het feit of er al een duidelijke visie op het project bestaat en verschilt ook naargelang de complexiteit van de opdracht en het aantal betrokken partners.

Hoewel het extra tijd vraagt, zijn regelmatige tussentijdse terugkoppelingsmomenten met alle betrokken partners (leerkrachten, leerlingen, buurtbewoners … ) aan te raden. Hoe groter het draagvlak van het project is, hoe groter de kans op succes.

Programma van eisen

Het Programma van Eisen (PvE) is een belangrijk onderdeel van de projectdefinitie dat op basis van een heldere opsomming het bouwprogramma preciseert. Het is zeer waardevolle informatie voor alle  betrokken partijen, want aan de hand van het PvE kan worden gecontroleerd of een ontwerp voldoet aan de gestelde uitgangspunten.

Een project kan veel vertraging oplopen als pas wordt nagedacht over de gebouwindeling wanneer de ontwerper na veel inspanningen zijn eerste ontwerpvoorstellen voorlegt. Een duidelijk PvE moet dit ondervangen. Maak daarom steeds duidelijke keuzes en verlies de globale visie niet. Vermijd evenwel te algemene uitgangspunten en blijf er altijd op toezien dat het gestelde ambitieniveau in overeenstemming is met het bouwbudget. Doordacht te werk gaan is dus de boodschap.

Een PvE bevat minstens volgende informatie:

• een oplijsting van de te voorziene ruimtes, samen met de gewenste oppervlakte
• de gewenste relaties tussen de ruimtes onderling
• de voornaamste eisen die aan de ruimtes worden gesteld (functionele, technische en afwerkingseisen)

Als het nieuwe bouwproject relatie heeft met bestaande gebouwen (een uitbreiding van de site, een extra vleugel … ) is een overzicht van de gerelateerde ruimtes in de bestaande gebouwen nuttig. Op die manier heeft het ontwerpteam zicht op het geheel aan beschikbare ruimtes.