veel gestelde vragen

Toegang en gebruikersbeheer

Ik krijg geen toegang tot het e-loket of kan geen dossiers raadplegen. Wat moet ik doen?
Om toegang te krijgen tot het e-loket én dossiers te kunnen raadplegen, moet u over de juiste gebruikersrechten beschikken binnen uw (coördinerend) school- of centrumbestuur. Elke medewerker die met het e-loket werkt, vraagt via de zelfregistratie het gebruikersrecht 'E-loket Externe Bewerker' aan. Lokale beheerders kunnen de nodige rechten toekennen of aanpassen via het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid.

Kan ik contactpersonen/belanghebbenden verwijderen?
Het is momenteel technisch (nog) niet mogelijk om contactpersonen definitief te verwijderen. Wil u graag een contactpersoon in een lopend dossier verwijderen? Neem dan contact op met AGION via het berichtenportaal in het e-loket . We doen de nodige aanpassingen zodat de personen die niet meer bij het schoolbestuur werken of niet betrokken zijn bij infrastructuur geen communicatie meer ontvangen.

Meer informatie vindt u op de pagina 'Toegang tot het e-loket

Beschikt u al over de juiste rechten en ondervindt u toch nog problemen? Neem dan contact op met het gratis nummer 1700 voor ondersteuning.

Mijn bestaand dossier lijkt onvolledig of ontbreekt in het nieuwe e-loket. Wat gebeurt er?
Bij de overgang naar het nieuwe e-loket zijn bestaande dossiers overgezet naar het nieuwe systeem. In uitzonderlijke gevallen kunnen bepaalde gegevens tijdelijk onvolledig zichtbaar zijn. Neem dan contact op met AGION via het berichtenportaal in het e-loket. We onderzoeken dergelijke meldingen prioritair en werken aan een correct herstel van de dossierinformatie.

Documenten en vorderingsstaten

Hoe kan ik een ingediende vordering verwijderen?
Een vordering die u eerder indiende, kan u niet zelf verwijderen via het e-loket. Neem contact op met AGION via het berichtenportaal in het e-loket. 

Waarom moet ik documenten opnieuw opladen in het e-loket terwijl ik die eerder al aan AGION bezorgde?
Bij de overgang naar het nieuwe e-loket omvatte de migratie enkel dossierstukken waarvan de verwerking volledig was afgerond. Documenten die vóór de opstart van het e-loket via e-mail werden ingediend, zijn inderdaad niet overgenomen in het nieuwe systeem. Daarom moet u ze opnieuw via het e-loket opladen zodat de verdere verwerking correct kan verlopen. Het gaat onder meer om facturen, vorderingsstaten, prijsherzieningen en eindafrekeningen die in het vorige systeem nog niet volledig waren verwerkt. 

Moet ik documenten nog benoemen volgens uniforme naamgeving?
U hoeft zelf geen specifieke naamgeving meer toe te passen. Als u documenten via het e-loket oplaadt, kent het systeem automatisch de correcte documentnaam toe.

Het e-loket vraagt een attest identificatie rekeningnummer. Is het vroegere sjabloon verklaring rekeningnummer dan niet meer geldig?
U mag hetzelfde sjabloon 'attest identificatie rekeningnummer' van op de website blijven gebruiken.

Heeft u een dossier dat de fase eindafrekening nadert?
Maak de eindafrekening dan meteen op in het nieuwe sjabloon.

Ik krijg een foutmelding wanneer ik “nul” facturen wil indienen. 
In het nieuwe e-loket is het niet langer mogelijk om nihilfacturen of nihilstaten in te dienen. U hoeft deze documenten ook niet meer aan AGION te bezorgen.

Waar kan ik opgeladen facturen en vorderingsstaten terugvinden?
Alle opgeladen documenten blijven raadpleegbaar via het dossierportaal.

U vindt ze:

• in de tab Documenten van het dossier;
• of op perceelsniveau via de tab Documenten.

Om snel de meest recente documenten terug te vinden, sorteert u best op datum.

Prijsherzieningen

Waar kan ik de prijsherzieningsberekening opladen?
Dat hangt af van de wijze van facturatie van de prijsherziening: 

Prijsherziening op de basisfactuur

• Maak een basisfactuur aan binnen de betrokken vorderingsstaat.
• Laad de prijsherzieningsberekening op als bijkomende bijlage bij het document 'vorderingsstaat'.

Prijsherziening op aparte factuur

• Maak een factuur prijsherzieningen aan binnen de betrokken vorderingsstaat.
• Laad de prijsherzieningsberekening op bij het document 'vorderingsstaat'.

Raadpleeg de demofilmpjes over ‘Hoe dien ik een factuur in?'.

De taak of het bericht verwijst naar een vorderingsstaatnummer dat ik niet herken. Wat betekent dit?
Voor sommige dossiers komt het vorderingsstaatnummer niet overeen met de oorspronkelijke nummering van uw dossier. In het vorige dossierbehandelingssysteem gebruikte AGION dit nummer om afzonderlijk ingediende prijsherzieningen te groeperen en, indien mogelijk, in aanmerking te laten komen voor bijkomende subsidies. Als voor deze prijsherzieningen bijkomende documenten nodig zijn, ontvangt u hiervoor een taak in het e-loket. Bij het openen van de taak ziet u dan duidelijk welke documenten of gegevens u nog moet aanleveren.

Meerwerken

Moet ik meerwerken indienen via een e-formulier?
Neen. Meerwerken motiveert u bij het indienen van de factuur voor de meerwerken in het e-loket. 

Belangrijk: de aannemer, aan wie u het betreffende perceel gunde, moet de meerwerken uitvoeren en factureren. Daarnaast moeten de meerwerken inhoudelijk aansluiten bij dat perceel. Zo kan u binnen een perceel met bijvoorbeeld vaste turntoestellen enkel meerwerken indienen die betrekking hebben op de vaste turntoestellen. Meerwerken voor andere onderdelen, zoals verlichting of schilderwerken, komen niet in aanmerking binnen dat perceel. Voor percelen die al volledig zijn afgewerkt, kan u geen meerwerken meer indienen.

Raadpleeg de filmpjes over ‘Hoe dien ik een factuur in?'. 

Waarom moet ik een meerwerk uit een vorig jaar opnieuw motiveren?
De procedure voor het indienen van meerwerken wijzigde. Zolang de eindafrekening nog niet definitief is afgewerkt, kan u eerder ingediende meerwerken opnieuw aanbieden in het e-loket zodat u ze per factuur kan motiveren volgens de nieuwe werkwijze.

Taken en dossierbeheer

Waarom kan ik geen aanvullingen toevoegen aan mijn dossier?
Wanneer uw dossier zich in de fase van inhoudelijk nazicht bevindt, kan u geen aanvullende documenten of informatie toevoegen via het e-loket. Als bijkomende informatie nodig is, ontvangt u hiervoor een taak in het e-loket.

Ik heb al eerder een vraag tot afsluiting van mijn dossier behandeld. Waarom krijg ik opnieuw een taak? 
Tijdens de migratie van lopende dossiers werd voor sommige dossiers opnieuw een taak 'Vraag tot afsluiten dossier' aangemaakt in het e-loket. Ook als u deze vraag eerder al behandelde, moet u de taak opnieuw afwerken via het e-loket.

Technische problemen

Ik wil één gebouw selecteren als locatie van de werken, maar er worden automatisch extra kadastrale percelen geselecteerd. Wat kan ik doen?
Na het indienen van uw aanvraag ontvangt u een e-mail met een link naar uw dossier en de taak ‘Vervolledig aanvraag’. Kadastrale percelen die niet van toepassing zijn op uw aanvraag, kan u verwijderen tijdens stap 0 van de taak. 

Bekijk de instructievideo ‘Werken met de kaart in het e-formulier’.

Statussen

Ik voerde al mijn taken uit maar mijn dossier heeft nog steeds de status ‘onvolledig’?
Het e-loket is geen één-op-één weergave van de behandeling van uw dossier. De status 'onvolledig' blijft behouden terwijl een medewerker van AGION uw dossier behandelt.

Heeft u op dit moment geen openstaande taken in het e-loket? Dan wordt er geen verdere actie van u verwacht. Zodra de status van uw dossier wijzigt of als er bijkomende informatie nodig is, ontvangt u automatisch een bericht of een nieuwe taak in het e-loket.

Gunning

Wil je weten of een gunningsdossier werd ingediend en je de werken in een specifiek perceel mag bestellen (na eerdere ontvangst van PA)?
Na ontvangst van je principieel akkoord is het indienen/registreren van de gunning van dat perceel nu voldoende. Je hoeft niet te wachten op een formele ontvangstmelding. Als het gunningsdossier is ingediend, vind je de indieningsdatum als ontvangstdatum op perceelsniveau onder het tabblad ‘Gunning’. Let op: werd het gunningsdossier ingediend samen met de aanvraag principieel akkoord, dan moet je uiteraard wel eerst nog wachten op het principieel akkoord.

Contact en ondersteuning

Kunnen we nog via e-mail communiceren met AGION?  
Alle communicatie over uw dossier verloopt bij voorkeur via taken en berichten in het e-loket. Zo blijven al uw vragen en onze antwoorden meteen bij het juiste dossier bewaard. Dat zorgt voor een volledig overzicht, een vlotte opvolging en minder kans dat informatie verloren gaat. Voor algemene vragen blijft e-mail of telefonisch contact uiteraard mogelijk.