Wijzigingen terminologie en aandachtspunten voor de volledigheid van dossiers

Aanbestedingsdossier vervangt ontwerpdossier
Het aanbestedingsdossier bevat alles wat nodig is om het project in de markt te zetten: een definitieve meetstaat met geraamde kostprijzen per post of rubriek, opgesplitst per pakket binnen het bouwprogramma. Definitieve plannen met maatvoering (inclusief oppervlakten) moeten toegevoegd worden, bij voorkeur met een vlekkenplan dat aansluit op de meetstaat. Als er geen normcontrole vereist is, volstaat een definitieve meetstaat met geraamde kostprijzen.

Gunningsdossier blijft ongewijzigd
Het gunningsdossier blijft zoals het is. Dit dossier weerspiegelt het project zoals het uitgevoerd wordt en bevat onder andere:

• De beraadslaging van het schoolbestuur met het voorstel om de opdracht toe te wijzen aan een aannemer.
• De finale prijsofferte.
• De definitieve meetstaat, inclusief prijzen per post, opgesplitst over de pakketten van het bouwprogramma.

Belang van tijdige aanvraag omgevingsvergunning
Hoewel een omgevingsvergunning niet verplicht is bij een aanbestedingsdossier, raden we aan deze tijdig aan te vragen. Een afgekeurde vergunning of opgelegde voorwaarden na een principeakkoord van AGION kan leiden tot extra ontwerpkosten en een nieuwe behandeling van het dossier. Dit kan het proces vertragen.

Indienen van dossiers: aanbesteding of gunning
De keuze om een dossier in te dienen als aanbestedingsdossier of gunningsdossier ligt bij het schoolbestuur. Dit heeft geen invloed op de subsidieprocedure.

• Bij een aanbestedingsdossier: de gunning kan pas worden ingediend na principiële goedkeuring van AGION.
• Bij een gunningsdossier: de indiening omvat de finale prijsofferte en beraadslaging.

Design&Build: een alternatieve procedure
Ook bij Design&Build projecten geldt het aanbestedingsdossier als minimale voorwaarde voor een principeakkoord. Dit kan pas worden toegekend op basis van een definitief ontwerp met een definitieve meetstaat. Omdat de gunning bij deze projecten al aan het begin van het proces gebeurt, hoeft het dossier niet voorafgaand aan de toewijzing van de werken bij AGION te worden ingediend. Voor Design&Build omvat een gunningsdossier het definitieve ontwerp, de definitieve meetstaat én de prijsofferte van de aannemer.