de aanvraagprocedure

Een nieuwe aanvraag voor een huursubsidie kan enkel worden ingediend in kader van een periodieke oproep. Het is niet meer mogelijk een aanvraag in te dienen voor de zesde oproep huursubsidies.

Zich kandidaat stellen om een huursubsidie te verkrijgen kon tot en met 15 september 2023.

Voor de zesde oproep voor huursubsidies start AGION met het gebruik van een online aanvraagformulier. Om een huursubsidie aan te vragen, gebruikt u deze formulieren:

• basisonderwijs of buitengewoon basisonderwijs
• secundair onderwijs of buitengewoon secundair onderwijs
• CLB
• onderwijsinternaat
• deeltijds kunstonderwijs
• volwassenenonderwijs

U moet een formulier invullen per vestigingsplaats in functie waarvan het gebouw wordt gehuurd. Het is niet mogelijk om voor verschillende instellingen of vestigingsplaatsen eenzelfde formulier te gebruiken. Wanneer verschillende vestigingsplaatsen hetzelfde gebouw wensen te huren, deelt u dit mee bij de omschrijving van de huurplannen en verdeelt u de oppervlakten en huurprijs over de aanvraagformulieren volgens de leerlingenaantallen.

Hoe werkt het formulier?

• Log in met een digitale sleutel naar keuze (eID, itsme).
• Lees de instructies voor u start met het invullen van het formulier.
• Bij sommige vragen en invulvelden geven we extra toelichting. Neem ook deze informatie door.
• Het formulier telt acht pagina’s. Als alle velden op een pagina correct zijn ingevuld, kunt u verder gaan naar de volgende pagina. U krijgt een foutmelding als u verplichte velden niet invult.
• Zorg ervoor dat de totale grootte van alle opgeladen documenten kleiner is dan 30MB. Als deze limiet overschreden wordt, kan u het e-formulier niet indienen.

Volgende documenten zal u mogelijk moeten opladen:

• machtiging schoolbestuur: een ondertekende verklaring dat de indiener de aanvraag indient in naam van het bestuur van de instelling. De verklaring moet volgende elementen bevatten:
  • de naam, voornaam en het rijksregisternummer van de persoon die de aanvraag indient
  • de vermelding of de indiener bestuurder van de instelling is of door het bestuur gevolmachtigd wordt om de huursubsidie aan te vragen.
  • enkel een bestuurder kan de verklaring ondertekenen. 
• een ontwerp van huurovereenkomst waardoor de inrichtende macht het gebouw kan huren. Die overeenkomst moet minstens de volgende elementen bevatten:
  • de prijs van de aanvangshuur, al dan niet met de indexeringsformule (bestaande uit de aanvangsindex, het nieuwe indexcijfer en de index die van toepassing is, bijvoorbeeld de consumptieprijs- of de gezondheidsindex)
  • het moment waarop de infrastructuur beschikbaar is
  • de duur van de huurperiode (in maanden)
  • een omschrijving van de te huren infrastructuur
• een situeringsplan van het te huren gebouw
• een grondplan van het te huren gebouw (dit mag een schets zijn)
• een motiveringsnota met betrekking tot rangschikkingscriteria
• een korte beschrijving van de bestaande gebouwen
• een berekeningswijze van de bestaande bruto-oppervlakte. Lees richtlijnen voor de berekening van de bruto-oppervlakte
• in geval van huur van (ver)nieuwbouw of modulaire units een ondertekende verklaring, van de inrichtende macht, dat de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt nageleefd voor de realisatie van het gebouw

Optioneel:

• motivatie voor afwijking beperking nieuwbouwoppervlakte
• motivatie voor de beoordeling van uw project met toekomstige leerlingenaantallen
• engagementsverklaring over een structurele of occasionele samenwerking met derden
• motiveringsnota voor het verkrijgen van een hogere huurnorm
• motiveringsnota voor het verkrijgen van een afwijking van de fysische norm

Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, laadt u de documenten op volgens de naamgeving zoals hieronder aangegeven. Alle bestanden worden aangeleverd in pdf- of Excel-formaat (.xlsx). Het systeem ondersteunt geen bestanden in Word-formaat. Hou de naam van de instelling graag zo kort mogelijk.

• NaamInstelling_Ontwerp_Huurovereenkomst.pdf
• NaamInstelling_Beschrijving_Bestaande_Gebouwen.pdf
• Naaminstelling_Situeringsplan.pdf
• NaamInstelling_Grondplan.pdf
• NaamInstelling_Berekening_Bruto_Oppervlakte.pdf
• NaamInstelling_Motiveringsnota.pdf
• NaamInstelling_Engagementsverklaring.pdf
• NaamInstelling_Verklaring_Overheidsopdrachten.pdf
• NaamInstelling_Motiveringsnota_Hogere_Huurnorm.pdf
• Naaminstelling_Motiveringsnota_Fysische_Norm.pdf
  
   

Als er documenten ontbreken, verklaart AGION de subsidieaanvraag automatisch onontvankelijk. Er kunnen na inzending geen ontbrekende documenten meer met terugwerkende kracht toegevoegd worden. 

• Zorg ervoor dat uw aanvraagdossier dus bij indiening helemaal volledig is.
• Waak er ook over dat u de correcte documenten oplaadt en dat verschillende documenten geen tegenstrijdigheden bevatten.
• Vul het juiste nummer van uw vestigingsplaats in.
• Het nummer van de vestigingsplaats is het instellingsnummer aangevuld met een punt en het nummer van de vestiging waarvoor u de subsidie aanvraagt, bijvoorbeeld 1234.5, 12345.67 of 99999.1 zonder nul (‘0’) vooraan. U vindt uw instellings- en vestigingsplaatsnummer(s) op de webpagina onderwijsaanbod van het beleidsdomein Onderwijs en Vorming. Het nummer van de vestiging waarvoor u de subsidie aanvraagt, vindt u terug in de blauwe balk(en) onderaan bij uw vestiging(en).

De kwaliteit van het dossier en de documenten bepalen welke inhoud AGION in beschouwing neemt bij de beoordeling.

• Door het aanvraagformulier te verzenden verbindt de inrichtende macht zich ertoe om:de huursubsidie alleen te gebruiken voor het project en de onderwijsbestemming waarvoor ze is bedoeld;
• elke wijziging, schorsing of beëindiging van de huurovereenkomst of van de voorwaarden voor de toegekende huursubsidie aan AGION te melden;
• bij het beëindigen van de onderwijsbestemming dat aan AGION te melden, zodat AGION de huursubsidie onmiddellijk kan stopzetten.

Een aanvraag indienen was mogelijk tot en met 15 september 2023.