voltooiing van de werken en eindafrekening

Nadat de werken volledig uitgevoerd en opgeleverd zijn, en u alle facturen van de aannemer ontvangen heeft, dient u bij AGION de eindafrekening van uw perceel in.

Dien de eindafrekening in met alle definitieve stukken om het perceel te kunnen afsluiten. Zodra u de eindafrekening bij AGION indient, zijn er geen toevoegingen van bijkomende facturen, prijsherzieningen of meerwerken meer mogelijk.

Lees in deze rubriek hoe u uw eindafrekening samenstelt.

AGION behandelt per perceel de eindafrekening van de subsidie. Alle voorwaarden en vereisten voor de eindafrekening van de subsidies gelden dus voor ieder afzonderlijk perceel.

1. Eindafrekeningsdocument “gewone” facturen

Gewone facturen dient u in via het Eindafrekeningsdocument gewone facturen.

• Vul zowel het overzichtsblad als de facturenlijst van de gewone facturen in.
• De prijsherziening die van toepassing is op de gewone factuur en die gefactureerd is op de gewone factuur, vervolledigt u in de kolom “bedrag van de herziening” in de facturenlijst.
• Bezorg ons de tabbladen van het eindafrekeningsdocument gewone facturen in één bestand volledig ingevuld en ondertekend door de voorzitter van het schoolbestuur of een gevolmachtigde.

2 Eindafrekeningsdocument Meerwerken en prijsherzieningen

U vult de meerwerken en prijsherzieningen die u indient als aparte facturen in op het Eindafrekeningsdocument voor meerwerken en prijsherzieningen.

Bij de eindafrekening is het niet meer mogelijk om de indieningswijze van meerwerken en/of prijsherziening te herzien. Deze keuze maakt het schoolbestuur in de betalingsfase.

Bezorg ons alle tabbladen van het eindafrekeningsdocument meerwerken en prijsherzieningen als één bestand, volledig ingevuld en ondertekend door de voorzitter van het schoolbestuur of een gevolmachtigde. Bezorg ons ook de documenten die hieronder vermeld worden.

2.1 Meerwerken

Meerwerken zijn extra uitgevoerde werken van de aannemer die buiten het overeengekomen werk vallen en niet werden opgenomen in de definitieve meetstaat bij offerte.
Deze meerwerken subsidieert AGION enkel als die niet te voorzien waren bij het opstellen van het gunningsdossier en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werken. Daarom moet u deze factoren grondig motiveren bij het indienen van de eindafrekening. Zonder duidelijke motivering van de onvoorzienbaarheid en noodzakelijkheid van het meerwerk keurt AGION het meerwerk af.

Onvoorzienbare en noodzakelijke overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden die grondig gemotiveerd kunnen worden om de werken te kunnen verder zetten (bijvoorbeeld grondwerken/rioleringswerken), kunnen eventueel in aanmerking komen voor bijkomende subsidiëring via meerwerken.

Verhogingen van de vermoedelijke hoeveelheden voorzien in de offerte en wijzigingswerken op vraag van het schoolbestuur komen niet in aanmerking voor subsidiëring als meerwerk. Die posten moet u onder de gewone facturen indienen.

Voor meerwerken ingediend op aparte facturen, en dus niet via de gewone facturen, bezorgt u ons:

• de bisfactuur

De gegunde aannemer van het perceel stelt de bisfactuur op. Betaalt u geen btw aan de aannemer omwille van een verlegging van btw-heffing? Lever dan bij iedere factuur die u voor subsidiëring indient een verklaring “btw verlegd” aan. Deze verklaring (ondertekend door iemand die daartoe is gemachtigd) geeft aan welk btw-bedrag op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald.

• de bisstaat

De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).
op het tabblad ‘motivering’ van het eindafrekeningsdocument licht u de uitgebreide motivatie voor de meerwerken en de onvoorzienbare overschrijdingen van de vermoedelijke hoeveelheden toe. Een verwijzing naar verslagen, vooronderzoeken of een toevoeging van foto’s is daarbij aangewezen als dat mogelijk is.

Opgelet! Als u meerwerken indient via aparte bisfacturen en bisstaten is het niet meer mogelijk om de aparte ingediende meerwerken te verplaatsen naar de eindafrekening gewone facturen.

2.2 Prijsherzieningen

Het schoolbestuur kan contractueel met de aannemer een prijsherzieningsformule overeenkomen om toe te passen op de uitgevoerde werken. Door de toepassing hiervan kunnen de stijgingen van de loonkosten en materiaalprijzen opgevangen worden.
Is de contractuele overeengekomen prijsherzieningsformule onvoldoende om de prijsstijgingen op te vangen, dan kan het schoolbestuur akkoord gaan met een bijkomende prijsherziening, los van de prijsherzieningsformule.

Bij de apart ingediende prijsherzieningen bezorgt u ons het volgende:

• Vul het tabblad prijsherzieningen in van het eindafrekeningsdocument meerwerken en prijsherzieningen
• Het bedrag van de prijsherziening van een meerwerk plaatst u in de kolom “bedrag van de herziening” op het tabblad van de meerwerken in het eindafrekeningsdocument meerwerken en prijsherzieningen.
• De bisfactuur
  De gegunde aannemer van het perceel stelt de bisfactuur op. Betaalt u geen btw aan de omwille van een verlegging van btw-heffing is? Lever dan bij iedere factuur die u voor subsidiëring indient een verklaring “btw verlegd” aan. Deze verklaring (ondertekend door iemand die daartoe is gemachtigd) geeft aan welk btw-bedrag op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald
• De bisstaat
  De nagekeken vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief).
• Voor bijkomende prijsherzieningen:
  • De motivatie van de aannemer over de bijkomende prijsherziening
  • De motivatie waarom de prijsherzieningsformule onvoldoende is
  • De berekening van de bijkomende prijsherziening. De contractuele prijsherziening moet afgetrokken worden van het totaal van de bijkomende prijsherziening om dubbele subsidiëring te vermijden

2.3 Indien van toepassing voegt u nog de volgende documenten toe:

Een verklaring over subsidiëring door andere instanties (bv. OVAM, Sport Vlaanderen, Agentschap Onroerend Erfgoed, verzekeringsmaatschappij, …).
Bij EPB-plichtige werken: een kopie van de EPB-aangifte bij het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) door de EPB-verslaggever en een EPB-certificaat van VEKA.

2.4 Meerwerken en prijsherzieningen in dossiers met aftoppingsbedragen of verkorte procedures

Bij dossiers met aftoppingsbedragen en verkorte procedures kan er enkel tot het aftoppingsbedrag van het dossier of het grensbedrag van de verkorte procedure gesubsidieerd worden. In deze gevallen zullen apart ingediende prijsherzieningen en meerwerken slechts tot aan het aftoppingsbedrag/grensbedrag gesubsidieerd kunnen worden.

2.5 Creditnota’s

In een eindafrekening kunnen geen negatieve bedragen voorkomen. Facturen zijn immers de weerslag van uitgevoerde werken en dus kunnen facturen alleen positieve bedragen bevatten. Creditnota’s zijn wel mogelijk.

Van iedere creditnota die u toevoegt, moet duidelijk zijn op welke factuur en posten de creditnota betrekking heeft:

• Een creditnota die betrekking heeft op werken die onterecht in een gewone factuur werden opgenomen, voegt u toe aan die factuur en aan de eindafrekening “gewone facturen”.
• Een creditnota die betrekking heeft op werken die onterecht in een meerwerkfactuur werden opgenomen, voegt u toe aan die factuur en aan de eindafrekening “meerwerken”.

3. Afsluiten van uw dossier

Na afhandeling van de eindafrekening van het laatste perceel van uw dossier, vraagt AGION uw bevestiging om het dossier af te sluiten. Pas na uw bevestiging kan de uitbetaling van de subsidie op basis van de eindafrekening van het laatste perceel doorgaan.

Hoe bezorg u ons de documenten? Bezorg ons alle documenten via rf@agion.be. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven in dit document. Als  de naamgeving van de documenten niet correct is, zullen wij u vragen de ingediende documenten te bezorgen met de juiste naamgeving.