U bent hier

verkorte procedure

Subsidieaanvragen, ontwerpen, gunningen, betalingen en eindafrekeningen die je indient  na 1 juli 2016, moeten via de Verkorte procedure vanaf 1 juli 2016

 
Je kan een beroep doen op de verkorte procedure voor aanvragen die voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • een minimale kostprijs van 8 500 euro (excl. BTW);
  • deze procedure geldt niet voor het gemeentelijk onderwijs;
  • voor werken waarvan de subsidiabele kostprijs per vestigingsplaats niet hoger ligt dan 125 000 euro (excl. BTW). Dat betekent niet dat de kostprijs niet hoger zou mogen liggen dan 125.000 euro (excl. BTW), maar wel dat alles boven de 125.000 euro (excl. BTW) niet voor subsidie in aanmerking komt;
  • niet voor de aankoop van infrastructuur. Hiervoor bestaat de aankoopprocedure;
  • er kan op hetzelfde ogenblik hoogstens één dossier via de verkorte procedure lopen per vestigingsplaatsnummer. De doorlooptijd van het volgende dossier start vanaf de indiening van de eindafrekening van het lopende dossier.

De behandeltermijn van een verkorte procedure bedraagt maximum vier maanden.

Aanvraagdossier 
Gunningsdossier (enkel voor werken met een kostprijs hoger dan 85 000 euro) 
Uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie
Voltooiing van de werken en eindafrekening 

Hou ook rekening met het volgende:

- Als de totale kostprijs van de werken in de loop van de procedure de grens van 125 000 euro overschrijdt dan komt het deel van de kosten boven 125 000 euro niet in aanmerking voor subsidiëring.

- Als de totale kostprijs van de werken in de loop van de procedure de grens van 125 000 euro (geïndexeerd) overschrijdt, dan wordt voor het project de oppervlaktenorm van toepassing. Dit is enkel het geval bij verbouwingswerken. Bij nieuwbouwwerken is de oppervlakte norm steeds van toepassing. 

- Niet enkel de werken die AGION subsidieert maar ook de aanduiding van de architect of de ontwerper moet gebeuren conform de wetgeving overheidsopdrachten. De wetgeving overheidsopdrachten biedt verschillende mogelijkheden aan een opdrachtgever om een opdrachtnemer te kiezen en leidt niet noodzakelijk tot een beperking van de keuzemogelijkheid.

- Een dossier via de verkorte procedure kan enkel worden ingediend voor opdrachten die een afgewerkt geheel vormen, zoals bijvoorbeeld een dossier bestaande uit een perceel algemene bouwwerken, een perceel technieken en een perceel eerste uitrusting. Een dossier met bijvoorbeeld enkel een perceel “ruwbouw” of een perceel “eerste uitrusting” kan niet.

  • Voor vragen ivm aanvraagdossiers, ontwerpen en gunningen kan je terecht bij: de heer Jo Van Duyse, tel. 02 221 05 26 of via e-mail: jo.vanduyse@agion.be
  • Voor vragen ivm betalingen, eindafrekeningen en leningen kan je terecht bij: de heer Patrick Scheir, tel. 02 221 05 84 of via e-mail: patrick.scheir@agion.be

Aanvraagdossier

Als je werken wenst te laten uitvoeren die voldoen aan de voorwaarden voor een verkorte procedure, kan je bij AGION een aanvraag tot subsidiëring indienen.

Een aanvraagdossier bestaat uit:

  • een aanvraagformulier
  • een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
  • een gunnings- of ontwerpdossier (afhankelijk van de kostprijs van de werken)

1. Aanvraagformulier

Vul het standaardformulier in. 

2. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

Je voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij jouw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

  • uittreksel uit de kadastrale legger
  • kadastraal plan

Je moet deze gegevens enkel bezorgen als AGION nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).

Belangrijk:
AGION kan een gunningsdossier pas goedkeuren als de kopie van de authentieke akte in ons bezit is. Tot die fase volstaat desgevallend een optie tot zakelijk recht.

3. Gunnings- of ontwerpdossier

3.1 De kostprijs van de werken is lager dan 85.000 euro (exclusief btw)

De werken mogen gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Het gunningsdossier bestaat uit:

  • minstens drie geldige en vergelijkbare offertes 
  • een verslag van nazicht van de offertes met voorstel van toewijzing
  • de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur
  • een EPB-berekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist)

Minstens drie offertes moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • het bedrag van de opdracht is kleiner dan of gelijk aan 85 000 euro (exclusief BTW)
  • de geldigheidstermijn is niet verlopen bij indiening bij AGION
  • de offertes zijn onderling vergelijkbaar
  • de inschrijvers zijn in orde met RSZ en fiscale verplichtingen
  • de inschrijvers zijn in orde met de erkenningsreglementering, indien dit vereist is

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION of de werken op reglementaire wijze gegund werden en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGION meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur en bezorgt de originele offertes terug.

Pas na ontvangst van de notificatiebrief mag de kennisgeving aan de voorgestelde inschrijver gebeuren. Als dit eerder gebeurt, verlies je het recht op subsidie voor het betrokken perceel.

3.2 De kostprijs van de werken is hoger dan 85.000 euro (exclusief btw)

De werken moeten gegund worden via een aanbesteding of offerteaanvraag. Een voorafgaandelijke goedkeuring van het ontwerpdossier door AGION is verplicht.

In het geval van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking (< 600.000 euro excl. btw) dient u de ingediende offertes voor te leggen aan AGION. Het ontwerpdossier moet niet voorafgaandelijk worden voorgelegd. 

AGION kan pas een principeakkoord verlenen zodra minstens 50% van de geraamde kostprijs aan percelen of bestekken werd ingediend.

Het ontwerpdossier bestaat uit:

1. een inplantingsplan met duidelijke vermelding van de kadastrale gegevens en een aanduiding waar de werken worden uitgevoerd;
2. de uitvoeringsplannen;
3. het bijzonder bestek, bestaande uit de administratieve voorwaarden en de technische beschrijving;
4. de gedetailleerde meetstaat, het model van inschrijvingsformulier met de samenvattende opmetingsstaat en de gedetailleerde raming van de kostprijs;
5. als de werken uit meerdere percelen bestaan: een opgave van de nog te verwachten percelen met per perceel de raming van de kostprijs;
6. in geval van systeembouw: een kopie van de stedenbouwkundige vergunning;
7. in geval van systeembouw: het advies van de brandweer;
8. een EPB-berekening volgens de geldende energieprestatienormen (indien vereist), of minstens een verklaring dat het project voldoet aan deze normen.

Wanneer je het ontwerpdossier bezorgt aan AGION, nummer de stukken volgens deze opsomming.

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGION de documenten die je voorstelt om te gebruiken in de gunningsprocedure, wijst op fouten of onregelmatigheden die nog aangepast moeten worden en bepaalt het subsidiebedrag.

AGION meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.
Pas na ontvangst van de notificatiebrief kan de gunningsprocedure gestart worden.

Hou ook rekening met het volgende:

  • De percelen die maximaal 30 000 euro (excl. btw) bedragen mogen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden gegund op voorwaarde dat het totaal van alle percelen die via onderhandelingsprocedure worden aanbesteed niet meer bedraagt dan twintig procent van de totale opdracht. Het schoolbestuur of de inrichtende macht moet dan een gunningsdossier met minstens drie geldige en vergelijkbare offertes voor te leggen.
  • Bezorg ons volgende documenten digitaal in aparte documenten via rf@agion.be:
  • Aanvraagformulieren vergezeld van een ontwerpdossier
  • Aanvraagformulieren vergezeld van een gunningsdossier waarbij wordt gegund via de onderhandelingsprocedure 
  • Ontwerpdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer
  • Bezorg ons alle documenten die een handtekening moeten bevatten, ingescand door. Elektronisch bezorgde documenten hoef je niet meer met de post te bezorgen.

 

Gunningsdossier (enkel voor werken met een kostprijs hoger dan 85 000 euro) 

Je hebt van AGION een notificatiebrief met de goedkeuring van jouw ontwerpdossier ontvangen en daarna heb je de gunningsprocedure gestart. Bij een openbare procedure is de eerste stap de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen. Daarna bezorgde je het bestek aan de geïnteresseerde aannemers. Na de opening van de offertes, werden deze nagekeken en je hebt een voorstel om de werken aan een inschrijver toe te kennen. Voordat je de werken toewijst, moet je AGION het gunningsdossier bezorgen.

Een gunningsdossier bestaat uit:

  • het referentienummer van de publicatie (formaat: 2013-xxxxxx)
  • het bestek (indien gewijzigd ten opzichte van het ontwerpdossier)
  • alle originele offertes en bijlagen
  • het proces-verbaal van de opening van de offertes
  • het verslag van nazicht van de offertes met voorstel van toewijzing
  • een vergelijkingstabel van de offertes met vermelding van de verbeterde bedragen
  • de gemotiveerde beraadslaging van de inrichten macht met voorstel van toewijzing
  • een EPB-berekening volgens de E60-energieprestatienormen (indien vereist)
  • de kostprijs van de werken op basis van de offerteprijs opgesplitst in:
    - afbraakwerken
    - nieuwbouw
    - verbouwingswerken
    - genormeerde en niet-genormeerde omgevingswerken
    - eerste uitrusting

Bezorg ons jouw gunningsdossier met de bijhorende bewijsstukken in aparte documenten digitaal via rf@agion.be. Enkel de originele offertes dien je wel per post te bezorgen.

AGION toetst het gunningsdossier aan het ontwerpdossier en het aanvraagformulier en onderzoekt of bij de procedure de wetgeving op de overheidsopdrachten gevolgd werd. Het akkoord van AGION met de gevolgde procedure en met de toewijzing van de werken wordt u per brief bezorgd.
De kennisgeving aan de inschrijver mag niet gebeuren voor dit schriftelijk akkoord. Indien dit toch gebeurt, verlies je het recht op subsidie voor het betrokken perceel.
 

Uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie

Na de goedkeuring van het gunningsdossier door AGION, heb je de weerhouden inschrijver in kennis gesteld van de goedkeuring van zijn offerte en zijn de werken gestart. Je hebt een eerste factuur van de aannemer ontvangen zodat de uitbetaling van de subsidie kan starten.

Op het vlak van de dossierbehandeling wordt een onderscheid gemaakt tussen een eerste betaling en een vervolgbetaling.
Bij een eerste betaling wordt naast de controle van de gebruikelijke betalingsdocumenten tevens de kennisgeving, het zakelijk recht, het bewijs van borgtocht en het aanvangsbevel gecontroleerd.
Zowel bij een eerste betaling als bij een vervolgbetaling worden de betalingsdocumenten gecontroleerd op hun juistheid door de vorderingsstaat te vergelijken met de goedgekeurde meetstaat in de fase van de gunning. Deze controle is nodig om eventueel gevorderde meerwerken uit de meetstaten te halen.

1. Uitbetaling van de subsidie

Op vraag van de inrichtende macht of het schoolbestuur zal AGION de betalingen uitvoeren. Het gezamenlijke bedrag van deze betalingen wordt beperkt tot 95 % van de totale subsidie, zoals die werd berekend op basis van de goedgekeurde offerte. Opgelet, het uiteindelijke subsidiebedrag wordt bepaald op basis van de ingediende facturen en niet het bedrag bij gunning.

Een betalingsdossier bestaat uit:

1. Bij de eerste aanvraag tot uitbetaling moeten volgende documenten (in één exemplaar) worden gevoegd:

  • een gedateerd afschrift van de toewijzing van de werken aan de aannemer
  • een afschrift van het bevel tot aanvang van de werken
  • een ondertekende verklaring van de inrichtende macht of het schoolbestuur waarin een rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren.

2. Afschrift van de facturen

Als uw gemeente geen btw aan de aannemer betaalt omdat er verlegging van btw-heffing is, vragen wij u om bij iedere factuur die u ter subsidiëring indient een verklaring toe te voegen. Deze verklaring - ondertekend door de gemeentesecretaris en/of financieel beheerder - geeft aan welk bedrag aan btw er op de betrokken factuur aan de btw-administratie wordt betaald.

3. Vorderingsstaat

De vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief) en de ermee verband houdende staat van de contractuele herzieningen nagezien door de ontwerper.

Bezorg ons jouw betalingsdossier met de bijhorende bewijsstukken digitaal via rf@agion.be

Hou ook rekening met het volgende: Meer- of wijzigingswerken

Als algemene regel geldt dat meeruitgaven veroorzaakt door meer- of wijzigingswerken niet worden gesubsidieerd. Van deze regel kan enkel afgeweken worden:

  • voor meer- en wijzigingswerken die onvoorzienbaar waren bij het uitschrijven van de aanbesteding en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht;
  • op voorwaarde dat een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van deze werken bij AGION werd ingediend. Alle kosten die voortvloeien uit bovenvermelde werken moeten in afzonderlijke vorderingsstaten en facturen toegestuurd worden aan AGION. De beoordeling van de subsidieerbaarheid van deze werken en de eventuele uitbetaling ervan zullen gebeuren bij de eindafrekening.

2. Kredietovereenkomst

Voor het niet door subsidie gedekte deel van de subsidiabele kostprijs, kan de inrichtende macht een lening aangaan. Als AGION zijn goedkeuring heeft verleend over het bedrag en de duur van de lening, dan mag de inrichtende macht of het schoolbestuur een kredietovereenkomst met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap sluiten met een erkende financiële instelling.
Als u een beroep wil doen op de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap betaalt u hiervoor aan AGION een waarborgbijdrage.
Drie exemplaren van de kredietovereenkomst dienen voor medeondertekening aan AGION te worden toegestuurd. Het bedrag van de lening is vatbaar voor aanpassing na de definitieve eindafrekening.
De bank kan het krediet niet, noch integraal, noch per schijf, ter beschikking stellen van de ontlener, zolang AGION daartoe de toestemming niet heeft verleend. De leidend ambtenaar verleent deze toestemming met een ondertekend opnemingscertificaat. Bovendien dien je bij het aanvragen van de lening ook een lijst te bezorgen met alle nog lopende kredietovereenkomsten afgesloten door de vzw, met het op dit moment uitstaand kapitaal, onder waarborg van de Vlaamse gemeenschap.

In het kader van het verhogen van de administratieve efficiëntie, worden verhogingen of uitbetalingen van bedragen van minder dan 100 EUR niet uitgevoerd.

 

Voltooiing van de werken en eindafrekening

Nadat de werken werden beëindigd, maakt u een eindafrekening op. Dit is een rekenkundige staat die vertrekt van het gunningsbedrag en onder meer rekening houdt met de uitgevoerde werken, meer- en minwerken, verrekening van vermoedelijke hoeveelheden, contractuele prijsherzieningen, enz. Op basis hiervan bepaalt AGION de definitieve kostprijs die voor subsidiëring in aanmerking komt en het definitieve subsidiebedrag.

Aangezien al een deel van de subsidie werd uitbetaald (maximum 95 %), moet nu enkel nog het saldo worden uitgekeerd. Meteen kan ook het definitieve bedrag van de eventuele kredietovereenkomst worden vastgesteld.

1. Uitbetaling van het saldo van de subsidie

De eindafrekening gebeurt op basis van het ’eindafrekeningsdossier’ dat aan AGION wordt voorgelegd. Hiervoor maak je gebruik van een van de volgende documenten:

De bedragen vermeld in de eindafrekening moeten bewezen worden aan de hand van:

  • de gedetailleerde staat van de eindafrekening met de berekening van de prijsherziening
  • een kopie van de nog niet ingediende facturen en creditnota’s
  • een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van de meeruitgaven
  • het proces-verbaal van voorlopige oplevering

U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende elementen toe:

  • een verklaring over subsidiëring door andere instanties
  • een verklaring over het onttrekken aan hun bestemming van een deel van de gebouwen
  • bij EPB-plichtige werken: een kopie van de EPB-aangifte door EPB-verslaggever

Bezorg ons jouw eindafrekeningsdossier met de bijhorende bewijsstukken digitaal via rf@agion.be

Hou ook rekening met het volgende:

  • Na de uitbetaling van het saldo van het laatste perceel kan geen bijkomend perceel meer worden ingediend.
  • Indien nog geen leningsovereenkomst werd afgesloten, kan dit nog tot 1 maand na de datum van de uitbetaling van het saldo.

2. Afsluiten van de kredietovereenkomst

Op basis van de eindafrekening wordt het definitieve bedrag dat in aanmerking komt voor een lening met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap vastgesteld. Indien op dat ogenblik het kredietbedrag nog niet integraal is opgenomen, kan de financiële instelling worden gemachtigd om een laatste geldopneming voor het verschil tussen het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst en het totaal van de reeds opgenomen bedragen toe te staan.

Vervolgens wordt het afsluitingsbijvoegsel opgemaakt. Dit is een document, opgemaakt door een financiële instelling, dat het effectief opgenomen bedrag waarop de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap van toepassing is, definitief vastlegt. Het afsluitingsbijvoegsel wordt voor medeondertekening in drie exemplaren aan AGION voorgelegd.

Indien het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst het initiële krediet overstijgt, kan een aanvullende overeenkomst aan nieuwe voorwaarden worden opgemaakt.