Fase 1 Aanvraagdossier
Fase 2 Gunningsdossier (enkel voor werken met een kostprijs hoger dan 67 000 euro)
Fase 3 Uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie
Fase 4 Voltooiing van de werken en eindafrekening
Wanneer een inrichtende macht of schoolbestuur een nieuwbouw of verbouwingswerken aan een bestaand gebouw wil laten uitvoeren dan kan ze bij AGIOn een aanvraag tot subsidiëring indienen.
AGIOn werkt voor de afhandeling van de subsidieaanvragen met een wachtlijst gezien de beperkte financiële middelen. Voor de goedkeuring van de aanvragen wordt de chronologie van de wachtlijst gevolgd. Om op deze wachtlijst te komen, volstaat het om het aanvraagformulier tot inschrijving op de wachtlijst voor een subsidie voor een infrastructuurproject, in te vullen.
Wanneer uw aanvraag de wachttijd heeft doorlopen, zal AGIOn u uitnodigen om een volledig aanvraagdossier in te dienen. Vanaf dan volgt uw dossier de bovenstaande fases.
Soms kan worden afgeweken van de chronologie en dit voor de volgende gevallen (enkel voor het vrij gesubsidieerd onderwijs):
- voor aankoopdossiers
- voor werken na een aankoopdossier (indien het aangekochte pand op moment van de aankoop geen onderwijsbestemming had)
- voor sanitair (geen douches)
- voor brandveiligheid internaat (zuivere brandveiligheidswerken)
- voor milieusanering (geen bodemsanering)
- voor werken na brand, waterschade, ...
- voor werken ten gevolge van stabiliteitsproblemen
- voor plaatsing van en werken aan hoogspanningscabines
- voor dossiers in samenwerking met andere overheden (Onroerend Erfgoed, VIPA) of publieke actoren
- voor uitbreiding principeakkoord
- voor capaciteitsproblemen
Hou ook rekening met het volgende:
1. Soms blijkt er twijfel of onzekerheid te zijn bij scholen of ze voor het aanstellen van architecten de wetgeving overheidsopdrachten moeten volgen.
Belgische en Europese regelgeving over overheidsopdrachten, alsook Europese rechtspraak zorgen ervoor dat organisaties zoals onderwijsinstellingen deze wetgeving moeten respecteren.
AGIOn wil de inrichtende machten of schoolbesturen er op wijzen dat niet enkel de werken die AGIOn subsidieert maar ook de aanduiding van architect of ontwerper moet gebeuren conform de wetgeving op de overheidsopdrachten. De wetgeving overheidsopdrachten biedt verschillende procedures/mogelijkheden aan een opdrachtgever om een opdrachtnemer te kiezen en leidt niet noodzakelijk tot een beperking van de keuzemogelijkheid. |
- Voor vragen ivm aanvraagdossiers, ontwerpen en gunningen kan u terecht bij:
mevrouw Anna Cottyn, tel. 02 221 05 22 of via e-mail: anna.cottyn@agion.be
de heer Jo Van Duyse, tel. 02 221 05 26 of via e-mail: jo.vanduyse@agion.be
- Voor vragen ivm betalingen, eindafrekeningen en leningen kan u terecht bij:
mevrouw Sarina De Rijbel, tel. 02 221 05 08 of via e-mail: sarina.derijbel@agion.be
de heer Patrick Scheir, tel. 02 221 05 84 of via e-mail: patrick.scheir@agion.be
Fase 1 Aanvraagdossier
Een aanvraagdossier bestaat uit:
• een aanvraagformulier
• een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
• een ontwerpdossier
1. Aanvraagformulier
Verbouwingswerken:
• Is de kostprijs van de verbouwingswerken minder dan het geïndexeerde bedrag van 125 000 euro, gebruik het document verbouwingen kleiner dan 125 000 euro.
• Is de kostprijs van de verbouwingswerken meer dan het geïndexeerde bedrag van 125 000 euro, vul dan het standaardformulier in.
Nieuwbouw:
Vul voor nieuwbouwwerken het standaardformulier in.
2. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:
- uittreksel uit de kadastrale legger
- kadastraal plan
U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGIOn nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).
3. Gunnings- of ontwerpdossiera
3.1 De kostprijs van de werken is lager dan 67.000 euro (exclusief btw)
De werken mogen gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Het gunningsdossier bestaat uit:
Minstens drie offertes moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
- het bedrag van de opdracht is kleiner dan of gelijk aan 67 000 euro (exclusief BTW)
- de geldigheidstermijn is niet verlopen bij indiening bij AGIOn
- de offertes zijn onderling vergelijkbaar
- de inschrijvers zijn in orde met RSZ
- de inschrijvers zijn in orde met de erkenningsreglementering, indien dit vereist is
Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGIOn of de werken op reglementaire wijze gegund werden en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGIOn meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur en bezorgt de originele offertes terug.
Pas na ontvangst van de notificatiebrief mag de kennisgeving aan de voorgestelde inschrijver gebeuren. Als dit eerder gebeurt, verliest u het recht op subsidie voor het betrokken perceel.
3.2 De kostprijs van de werken is hoger dan 67.000 euro (exclusief btw)
De werken moeten gegund worden via een aanbesteding of offerteaanvraag. Een voorafgaandelijke goedkeuring van het ontwerpdossier door AGIOn is verplicht.
Het ontwerpdossier bestaat uit:
- een inplantingsplan met duidelijke vermelding van de kadastrale gegevens en een aanduiding waar de werken worden uitgevoerd;
- de uitvoeringsplannen;
- het bijzonder bestek, bestaande uit de administratieve voorwaarden en de technische beschrijving;
- de gedetailleerde meetstaat, het model van inschrijvingsformulier met de samenvattende opmetingsstaat en de gedetailleerde raming van de kostprijs;
- als de werken uit meerdere percelen bestaan, een opgave van de nog te verwachten percelen met per perceel de raming van de kostprijs;
- een kopie van het stedenbouwkundig attest als dit vereist is;
- een verklaring dat voor deze werken geen advies van de brandweer vereist is;
- numerieke lijst van de lokalen met hun afmetingen, netto- oppervlakte, bestemming en de totale netto-vloeroppervlakte;
- een verklaring dat het project voldoet aan de energieprestatienormen (E70).
Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGIOn de documenten die u voorstelt om te gebruiken in de gunningsprocedure, wijst op fouten of onregelmatigheden die nog aangepast moeten worden en bepaalt het subsidiebedrag.
AGIOn meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.
Pas na ontvangst van de notificatiebrief kan de gunningsprocedure gestart worden.
Hou ook rekening met het volgende:
1. De percelen die maximaal 13 500 euro (excl. btw) bedragen mogen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden gegund op voorwaarde dat het totaal van alle percelen die via onderhandelingsprocedure worden aanbesteed niet meer bedraagt dan twintig procent van de totale opdracht. Het schoolbestuur of de inrichtende macht moet dan een gunningsdossier met minstens drie geldige en vergelijkbare offertes voor te leggen.
U kan volgende documenten digitaal indienen via rf@agion.be:
- Aanvraagformulieren vergezeld van een ontwerpdossier
- Aanvraagformulieren vergezeld van een gunningsdossier waarbij wordt gegund via de onderhandelingsprocedure
- Ontwerpdossiers van opvolgingspercelen met vermelding van het dossiernummer
U dient alle documenten die een handtekening moeten bevatten, ingescand door te sturen.
Elektronisch bezorgde documenten hoeven niet meer met de post te worden bezorgd.
Fase 2 Gunningsdossier (enkel voor werken met een kostprijs hoger dan 67 000 euro)
 U hebt van AGIOn een notificatiebrief met de goedkeuring van uw ontwerpdossier ontvangen en daarna hebt u de gunningsprocedure gestart. Bij een openbare procedure is de eerste stap de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen. Daarna bezorgde u het bestek aan de geïnteresseerde aannemers. Na de opening van de offertes, werden deze nagekeken en u hebt een voorstel om de werken aan een inschrijver toe te kennen. Voordat u de werken toewijst, moet u AGIOn het gunningsdossier bezorgen.
Een gunningsdossier bestaat uit:
- bewijzen van de vooraf gevoerde publiciteit
- het bestek
- alle originele offertes en bijlagen
- het proces-verbaal van de opening van de offertes
- het verslag van nazicht van de offertes met voorstel van toewijzing
- de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur
- de kostprijs van de werken op basis van de offerteprijs gesplitst in:
- afbraakwerken
- nieuwbouw
- verbouwingswerken
- genormeerde en niet-genormeerde omgevingswerken
- eerste uitrusting
AGIOn toetst het gunningsdossier aan het ontwerpdossier en het aanvraagformulier en onderzoekt of bij de procedure de wetgeving op de overheidsopdrachten gevolgd werd. Het akkoord van AGIOn met de gevolgde procedure en met de toewijzing van de werken wordt u per brief bezorgd.
De kennisgeving aan de inschrijver mag niet gebeuren voor dit schriftelijke akkoord. Indien dit toch gebeurt, verliest u het recht op subsidie voor het betrokken perceel.
Fase 3 Uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie
Na de goedkeuring van het gunningsdossier door AGIOn, hebt u de weerhouden inschrijver in kennis gesteld van de goedkeuring van zijn offerte en zijn de werken gestart. U hebt een eerste factuur van de aannemer ontvangen zodat de uitbetaling van de subsidie kan starten.
Op het vlak van de dossierbehandeling wordt een onderscheid gemaakt tussen een eerste betaling en een vervolgbetaling.
Bij een eerste betaling wordt naast de controle van de gebruikelijke betalingsdocumenten tevens de kennisgeving, het zakelijk recht, het bewijs van borgtocht en het aanvangsbevel gecontroleerd.
Zowel bij een eerste betaling als bij een vervolgbetaling worden de betalingsdocumenten gecontroleerd op hun juistheid door de vorderingsstaat te vergelijken met de goedgekeurde meetstaat in de fase van de gunning. Deze controle is nodig om eventueel gevorderde meerwerken uit de meetstaten te halen.
1. Uitbetaling van de subsidie
Op vraag van de inrichtende macht of het schoolbestuur zal AGIOn de betalingen uitvoeren. Het gezamenlijke bedrag van deze betalingen wordt beperkt tot 95 % van de totale subsidie, zoals die werd berekend op basis van de goedgekeurde offerte. Opgelet, het uiteindelijke subsidiebedrag wordt bepaald op basis van de ingediende facturen en niet het bedrag bij gunning.
Een betalingsdossier bestaat uit:
1. Bij de eerste aanvraag tot uitbetaling moeten volgende documenten worden gevoegd:
- een gedateerd afschrift van de toewijzing van de werken aan de aannemer
- een afschrift van het bevel tot aanvang van de werken
- een ondertekende verklaring van de inrichtende macht of het schoolbestuur waarin een rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren.
Alle documenten worden in één exemplaar toegestuurd aan AGIOn.
2. Afschrift van de facturen
3. Vorderingsstaat
De vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief) en de ermee verband houdende staat van de contractuele herzieningen nagezien door de ontwerper.
|
Hou ook rekening met het volgende:
1. Meer- of wijzigingswerken
Als algemene regel geldt dat meeruitgaven veroorzaakt door meer- of wijzigingswerken niet worden gesubsidieerd. Van deze regel kan enkel afgeweken worden:
- voor meer- en wijzigingswerken die onvoorzienbaar waren bij het uitschrijven van de aanbesteding en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht;
- op voorwaarde dat een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van deze werken bij AGIOn werd ingediend.
Alle kosten die voortvloeien uit bovenvermelde werken moeten in afzonderlijke vorderingsstaten en facturen toegestuurd worden aan AGIOn. De beoordeling van de subsidieerbaarheid van deze werken en de eventuele uitbetaling ervan zullen gebeuren bij de eindafrekening.
|
2. Kredietovereenkomst
Voor het niet door subsidie gedekte deel van de subsidiabele kostprijs, kan de inrichtende macht een lening aangaan. Als AGIOn zijn goedkeuring heeft verleend over het bedrag en de duur van de lening, dan mag de inrichtende macht of het schoolbestuur een kredietovereenkomst met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap sluiten met een erkende financiële instelling.
Als u een beroep wil doen op de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap betaalt u hiervoor aan AGIOn een waarborgbijdrage.
Drie exemplaren van de kredietovereenkomst dienen voor medeondertekening aan AGIOn te worden toegestuurd. Het bedrag van de lening is vatbaar voor aanpassing na de definitieve eindafrekening.
De bank kan het krediet niet, noch integraal, noch per schijf, ter beschikking stellen van de ontlener, zolang AGIOn daartoe de toestemming niet heeft verleend. De leidend ambtenaar verleent deze toestemming met een ondertekend opnemingscertificaat. Bovendien dient u bij het aanvragen van de lening ook een lijst te bezorgen met alle nog lopende kredietovereenkomsten afgesloten door de vzw, met het op dit moment uitstaand kapitaal, onder waarborg van de Vlaamse gemeenschap.
In het kader van het verhogen van de administratieve efficiëntie, worden verhogingen of uitbetalingen van bedragen van minder dan 100 EUR niet uitgevoerd.
Fase 4 Voltooiing van de werken en eindafrekening
 Nadat de werken werden beëindigd, maakt u een eindafrekening op. Dit is een rekenkundige staat die vertrekt van het gunningsbedrag en onder meer rekening houdt met de uitgevoerde werken, meer- en minwerken, verrekening van vermoedelijke hoeveelheden, contractuele prijsherzieningen, enz. Op basis hiervan bepaalt AGIOn de definitieve kostprijs die voor subsidiëring in aanmerking komt en het definitieve subsidiebedrag.
Aangezien al een deel van de subsidie werd betaald (maximum 95 %), moet nu enkel nog het saldo worden uitgekeerd. Meteen kan ook het definitieve bedrag van de eventuele kredietovereenkomst worden vastgesteld.
1. Uitbetaling van het saldo van de subsidie
De eindafrekening gebeurt op basis van het ’eindafrekeningsdossier’ dat aan AGIOn wordt voorgelegd. Hiervoor maakt u gebruik van een van de volgende documenten:
De bedragen vermeld in de eindafrekening moeten bewezen worden aan de hand van:
- de gedetailleerde staat van de eindafrekening met de berekening van de prijsherziening
- een kopie van de nog niet ingediende facturen en creditnota’s
- een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van de meeruitgaven
- het proces-verbaal van voorlopige oplevering
U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende documenten toe:
- een verklaring over subsidiëring door andere instanties
- een verklaring over het onttrekken aan hun bestemming van een deel van de gebouwen
Hou ook rekening met het volgende:
1. Na de uitbetaling van het saldo van het laatste perceel kan geen bijkomend perceel meer worden ingediend.
2. Indien nog geen leningsovereenkomst werd afgesloten, kan dit nog tot 1 maand na de datum van de uitbetaling van het saldo.
|
2. Afsluiten van de kredietovereenkomst
Op basis van de eindafrekening wordt het definitieve bedrag dat in aanmerking komt voor een lening met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap vastgesteld. Indien op dat ogenblik het kredietbedrag nog niet integraal is opgenomen, kan de financiële instelling worden gemachtigd om een laatste geldopneming voor het verschil tussen het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst en het totaal van de reeds opgenomen bedragen toe te staan.
Vervolgens wordt het afsluitingsbijvoegsel opgemaakt. Dit is een document, opgemaakt door een financiële instelling, dat het effectief opgenomen bedrag waarop de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap van toepassing is, definitief vastlegt. Het afsluitingsbijvoegsel wordt voor medeondertekening in drie exemplaren aan AGIOn voorgelegd.
Indien het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst het initiële krediet overstijgt, kan een aanvullende overeenkomst aan nieuwe voorwaarden worden opgemaakt.
|