U kunt een beroep doen op de verkorte procedure voor aanvragen die voldoen aan de volgende voorwaarden:

• een minimale kostprijs van 5 500 euro;
• deze procedure geldt niet voor het gemeentelijk onderwijs;
• voor werken waarvan de subsidiabele kostprijs per vestigingsplaats niet hoger ligt dan 125 000 euro. Dat betekent niet dat de kostprijs niet hoger zou mogen liggen dan 125.000 euro, maar wel dat alles boven de 125.000 euro niet voor subsidie in aanmerking komt;
• niet voor aankopen;
• er mag maximum één verkorte procedure per instelling en per vestigingsplaats op hetzelfde ogenblik lopende zijn.
  
   

Hou ook rekening met het volgende: 1. Als de totale kostprijs van de werken in de loop van de procedure de grens van 125 000 euro overschrijdt dan komt het deel van de kosten boven 125 000 euro niet in aanmerking voor subsidiëring. 2. Als de totale kostprijs van de werken in de loop van de procedure de grens van 125 000 euro overschrijdt dan wordt voor het project de oppervlaktenorm van toepassing. 3. Soms blijkt er twijfel of onzekerheid te zijn bij scholen of ze voor het aanstellen van architecten de wetgeving overheidsopdrachten moeten volgen. Belgische en Europese regelgeving over overheidsopdrachten, alsook Europese rechtspraak zorgen ervoor dat organisaties zoals onderwijsinstellingen deze wetgeving moeten respecteren. AGIOn wil de inrichtende machten of schoolbesturen er op wijzen dat niet enkel de werken die AGIOn subsidieert maar ook de aanduiding van architect of ontwerper moet gebeuren conform de wetgeving op de overheidsopdrachten. De wetgeving overheidsopdrachten biedt verschillende procedures/mogelijkheden aan een opdrachtgever om een opdrachtnemer te kiezen en leidt niet noodzakelijk tot een beperking van de keuzemogelijkheid.

Hebt u algemene of concrete vragen over de subsidieprocedures, neem dan gerust contact op met:

- Voor subsidiedossiers van Antwerpen/Vlaams-Brabant/Brussel: de heer Patrick Scheir, tel. 02 221 05 84 of via e-mail: patrick.scheir@agion.be
- Voor subsidiedossiers van Oost-Vlaanderen/Limburg: de heer Jo Van Duyse, tel. 02 221 05 26 of via e-mail: jo.vanduyse@agion.be
- Voor subsidiedossiers van West-Vlaanderen: mevrouw Anna Cottyn, tel. 02 221 05 22 of via e-mail: anna.cottyn@agion.be

Fase 1 Aanvraagdossier

Als u werken wenst te laten uitvoeren die voldoen aan de voorwaarden voor een verkorte procedure, kan u bij AGIOn een aanvraag tot subsidiëring indienen.

Een aanvraagdossier bestaat uit:
• een aanvraagformulier
• een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
• een gunnings- of ontwerpdossier (afhankelijk van de kostprijs van de werken)

1. Aanvraagformulier

U vult het aanvraagformulier verbouwingswerken met een kostprijs van minder dan 125 000 euro in.


2. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens

U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:

• uittreksel uit de kadastrale legger
• kadastraal plan

U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGIOn nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).


3. Gunnings- of ontwerpdossier

3.1 De kostprijs van de werken is lager dan 67.000 euro (exclusief btw)

De werken mogen gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Het gunningsdossier bestaat uit:

• alle ontvangen offertes
• een verslag van nazicht van de offertes met voorstel van toewijzing
• de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur

Minstens drie offertes moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

• het bedrag van de opdracht is kleiner dan of gelijk aan 67 000 euro (exclusief BTW) 
• de geldigheidstermijn is niet verlopen bij indiening bij AGIOn
• de offertes zijn onderling vergelijkbaar
• de inschrijvers zijn in orde met RSZ
• de inschrijvers zijn in orde met de erkenningsreglementering, indien dit vereist is

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGIOn of de werken op reglementaire wijze gegund werden en wordt het subsidiebedrag bepaald. AGIOn meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur en bezorgt de originele offertes terug.

Pas na ontvangst van de notificatiebrief mag de kennisgeving aan de voorgestelde inschrijver gebeuren. Als dit eerder gebeurt, verliest u het recht op subsidie voor het betrokken perceel.

3.2 De kostprijs van de werken is hoger dan 67.000 euro (exclusief btw)

De werken moeten gegund worden via een aanbesteding of offerteaanvraag. Een voorafgaandelijke goedkeuring van het ontwerpdossier door AGIOn is verplicht.

Het ontwerpdossier bestaat uit:

• een inplantingsplan met duidelijke vermelding van de kadastrale gegevens en een aanduiding waar de werken worden uitgevoerd;
• de uitvoeringsplannen;
• het bijzonder bestek, bestaande uit de administratieve voorwaarden en de technische beschrijving;
• de gedetailleerde meetstaat, het model van inschrijvingsformulier met de samenvattende opmetingsstaat en de gedetailleerde raming van de kostprijs;
• als de werken uit meerdere percelen bestaan, een opgave van de nog te verwachten percelen met per perceel de raming van de kostprijs;
• een kopie van het stedenbouwkundig attest als dit vereist is;
• een verklaring dat voor deze werken geen advies van de brandweer vereist is.

Na ontvangst van het aanvraagdossier onderzoekt AGIOn de documenten die u voorstelt om te gebruiken in de gunningsprocedure, wijst op fouten of onregelmatigheden die nog aangepast moeten worden en bepaalt het subsidiebedrag.

AGIOn meldt deze beslissingen schriftelijk (= de notificatie) aan de inrichtende macht of schoolbestuur.
Pas na ontvangst van de notificatiebrief kan de gunningsprocedure gestart worden.

Hou ook rekening met het volgende: 1. De percelen die maximaal 13 500 euro (excl. btw) bedragen mogen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden gegund op voorwaarde dat het totaal van alle percelen die via onderhandelingsprocedure worden aanbesteed niet meer bedraagt dan twintig procent van de totale opdracht. Het schoolbestuur of de inrichtende macht moet dan een gunningsdossier met minstens drie geldige en vergelijkbare offertes voor te leggen.

Fase 2 Gunningsdossier (enkel voor werken met een kostprijs hoger dan 67 000 euro) 

U hebt van AGIOn een notificatiebrief met de goedkeuring van uw ontwerpdossier ontvangen en daarna hebt u de gunningsprocedure gestart. Bij een openbare procedure is de eerste stap de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen. Daarna bezorgde u het bestek aan de geïnteresseerde aannemers. Na de opening van de offertes, werden deze nagekeken en u hebt een voorstel om de werken aan een inschrijver toe te kennen. Voordat u de werken toewijst, moet u AGIOn het gunningsdossier bezorgen.



Een gunningsdossier bestaat uit:

• bewijzen van de vooraf gevoerde publiciteit
• het bestek
• alle originele offertes en bijlagen
• het proces-verbaal van de opening van de offertes
• het verslag van nazicht van de offertes met voorstel van toewijzing
• de beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur

AGIOn toetst het gunningsdossier aan het ontwerpdossier en het aanvraagformulier en onderzoekt of bij de procedure de wetgeving op de overheidsopdrachten gevolgd werd. Het akkoord van AGIOn met de gevolgde procedure en met de toewijzing van de werken wordt u per brief bezorgd.
De kennisgeving aan de inschrijver mag niet gebeuren voor dit schriftelijk akkoord. Indien dit toch gebeurt, verliest u het recht op subsidie voor het betrokken perceel. 

Fase 3 Uitvoering van de werken en uitbetaling van de subsidie

Na de goedkeuring van het gunningsdossier door AGIOn, hebt u de weerhouden inschrijver in kennis gesteld van de goedkeuring van zijn offerte en zijn de werken gestart. U hebt een eerste factuur van de aannemer ontvangen zodat de uitbetaling van de subsidie kan starten.

Op het vlak van de dossierbehandeling wordt een onderscheid gemaakt tussen een eerste betaling en een vervolgbetaling.
Bij een eerste betaling wordt naast de controle van de gebruikelijke betalingsdocumenten tevens de kennisgeving, het zakelijk recht, het bewijs van borgtocht en het aanvangsbevel gecontroleerd.
Zowel bij een eerste betaling als bij een vervolgbetaling worden de betalingsdocumenten gecontroleerd op hun juistheid door de vorderingsstaat te vergelijken met de goedgekeurde meetstaat in de fase van de gunning. Deze controle is nodig om eventueel gevorderde meerwerken uit de meetstaten te halen.


1. Uitbetaling van de subsidie

Op vraag van de inrichtende macht of het schoolbestuur zal AGIOn betalingen uitvoeren. Het gezamenlijke bedrag van deze betalingen wordt beperkt tot 95 % van de totale subsidie, zoals die werd berekend op basis van de goedgekeurde offerte.

Een betalingsdossier bestaat uit:

1. Bij de eerste aanvraag tot uitbetaling moeten volgende documenten worden gevoegd:

• een afschrift van de toewijzing van de werken aan de aannemer
• een afschrift van het bevel tot aanvang van de werken
• een kopie van het bewijs van borgstelling (indien vereist)
• een ondertekende verklaring van de inrichtende macht of het schoolbestuur waarin een rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren.

Alle documenten worden in één exemplaar toegestuurd aan AGIOn.

2. Afschrift van de facturen

3. Vorderingsstaat

De vorderingsstaat (maandelijks én cumulatief) en de ermee verband houdende staat van de contractuele herzieningen nagezien door de ontwerper.

Hou ook rekening met het volgende: 1. Meer- of wijzigingswerken Als algemene regel geldt dat meeruitgaven veroorzaakt door meer- of wijzigingswerken niet worden gesubsidieerd. Van deze regel kan enkel afgeweken worden: voor meer- en wijzigingswerken die onvoorzienbaar waren bij het uitschrijven van de aanbesteding en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht; op voorwaarde dat een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van deze werken bij AGIOn werd ingediend. Alle kosten die voortvloeien uit bovenvermelde werken moeten in afzonderlijke vorderingsstaten en facturen toegestuurd worden aan AGIOn. De beoordeling van de subsidieerbaarheid van deze werken en de eventuele uitbetaling ervan zullen gebeuren bij de eindafrekening.

2. Kredietovereenkomst

Voor het niet door subsidie gedekte deel van de subsidiabele kostprijs, kan de inrichtende macht een lening aangaan. Als AGIOn zijn goedkeuring heeft verleend over het bedrag en de duur van de lening, dan mag de inrichtende macht of het schoolbestuur een kredietovereenkomst met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap sluiten met een erkende financiële instelling.
Als u een beroep wil doen op de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap betaalt u hiervoor aan AGIOn een waarborgbijdrage.
Drie exemplaren van de kredietovereenkomst dienen voor medeondertekening aan AGIOn te worden toegestuurd. Het bedrag van de lening is vatbaar voor aanpassing na de definitieve eindafrekening.
De bank kan het krediet niet, noch integraal, noch per schijf, ter beschikking stellen van de ontlener, zolang AGIOn daartoe de toestemming niet heeft verleend. De leidend ambtenaar verleent deze toestemming met een ondertekend opnemingscertificaat. 

Fase 4 Voltooiing van de werken en eindafrekening

Nadat de werken werden beëindigd, maakt u een eindafrekening op. Dit is een rekenkundige staat die vertrekt van het gunningsbedrag en onder meer rekening houdt met de uitgevoerde werken, meer- en minwerken, verrekening van vermoedelijke hoeveelheden, contractuele prijsherzieningen, enz. Op basis hiervan bepaalt AGIOn de definitieve kostprijs die voor subsidiëring in aanmerking komt en het definitieve subsidiebedrag.

Aangezien al een deel van de subsidie werd uitbetaald (maximum 95 %), moet nu enkel nog het saldo worden uitgekeerd. Meteen kan ook het definitieve bedrag van de eventuele kredietovereenkomst worden vastgesteld.


1. Uitbetaling van het saldo van de subsidie

De eindafrekening gebeurt op basis van het ’eindafrekeningsdossier’ dat aan AGIOn wordt voorgelegd. Hiervoor maakt u gebruik van een van de volgende documenten:

• eindafrekeningsdossier (in Word formaat 48,5Kb)
• eindafrekeningsdossier (in Excel formaat 64Kb)

De bedragen vermeld in de eindafrekening moeten bewezen worden aan de hand van:

• de gedetailleerde staat van de eindafrekening met de berekening van de prijsherziening
• een kopie van de nog niet ingediende facturen en creditnota’s
• een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van de meeruitgaven
• het proces-verbaal van voorlopige oplevering

U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende elementen toe:

• een verklaring over subsidiëring door andere instanties
• een verklaring over het onttrekken aan hun bestemming van een deel van de gebouwen
  
  

Hou ook rekening met het volgende: 1. Na de uitbetaling van het saldo van het laatste perceel kan geen bijkomend perceel meer worden ingediend. 2. Indien nog geen leningsovereenkomst werd afgesloten, kan dit nog tot 1 maand na de datum van de uitbetaling van het saldo.

2. Afsluiten van de kredietovereenkomst

Op basis van de eindafrekening wordt het definitieve bedrag dat in aanmerking komt voor een lening met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap vastgesteld. Indien op dat ogenblik het kredietbedrag nog niet integraal is opgenomen, kan de financiële instelling worden gemachtigd om een laatste geldopneming voor het verschil tussen het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst en het totaal van de reeds opgenomen bedragen toe te staan.

Vervolgens wordt het afsluitingsbijvoegsel opgemaakt. Dit is een document, opgemaakt door een financiële instelling, dat het effectief opgenomen bedrag waarop de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap van toepassing is, definitief vastlegt. Het afsluitingsbijvoegsel wordt voor medeondertekening in drie exemplaren aan AGIOn voorgelegd.

Indien het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst het initiële krediet overstijgt, kan een aanvullende overeenkomst aan nieuwe voorwaarden worden opgemaakt.