Fase 1 - Aanvraagdossier
Fase 2 - Uitbetaling van de subsidie
In noodgevallen kan de spoedprocedure worden ingezet. Deze procedure is aan strikte regels gebonden. Zij kan enkel worden toegepast wanneer de werken:
- bij hoogdringendheid moeten worden uitgevoerd om de continuïteit van de onderwijsverstrekking niet of zo minimaal mogelijk in het gedrang te brengen;
- noodzakelijk zijn ten gevolge van een onvoorziene, door overmacht veroorzaakte, gebeurtenis (zoals brand, weersomstandigheden, onherstelbaar defect aan de centrale verwarming, e.a.);
- betrekking hebben op een dossier van het gesubsidieerd vrij onderwijs of het provinciaal onderwijs;
- een minimale kostprijs hebben van 5 500 euro
De inrichtende machten uit het gemeentelijk onderwijs die worden geconfronteerd met een extreme gebeurtenis (brand, noodweer, …) waardoor hun schoolinfrastructuur zo zwaar wordt beschadigd dat de continuïteit van de onderwijsverstrekking niet meer kan worden verzekerd, dienen hun dossier in bij AGIOn via de normale procedure. Bij hun aanvraag vermelden ze wel de specifieke situatie van het betrokken dossier.
Hebt u algemene of concrete vragen over de subsidieprocedures, neem dan gerust contact op met:
- Voor subsidiedossiers van Antwerpen/Vlaams-Brabant/Brussel: de heer Patrick Scheir, tel. 02 221 05 84 of via e-mail: mailto:patrick.scheir@agion.be
- Voor subsidiedossiers van Oost-Vlaanderen/Limburg: de heer Jo Van Duyse, tel. 02 221 05 26 of via e-mail: mailto:mailto:jo.vanduyse@agion.be
- Voor subsidiedossiers van West-Vlaanderen: mevrouw Anna Cottyn, tel. 02 221 05 22 of via e-mail: anna.cottyn@agion.be
Fase 1 - Aanvraagdossier
Als een inrichtende macht of schoolbestuur beroep wil doen op de spoedprocedure dan moet AGIOn onmiddellijk worden verwittigd.
Een aanvraagdossier bestaat uit:
- een aanvraagformulier
- een bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
- een gunningsdossier
- een verzekeringsattest
1. Aanvraagformulier
U vult, afhankelijk van de raming van de kosten, het aanvraagformulier verbouwingswerken met een kostprijs van minder dan 125 000 euro of het standaardformulier in.
2. Bewijs van zakelijk recht en kadastrale gegevens
U voegt een bewijs van een zakelijk recht of de optie tot het verkrijgen van een zakelijk recht bij uw aanvraag samen met de volgende kadastrale gegevens:
- uittreksel uit de kadastrale legger
- kadastraal plan
U moet deze gegevens enkel bezorgen als AGIOn nog niet in het bezit is van deze documenten (of de meest recente versie ervan).
3. Gunningsdossier
3.1 De kostprijs van de werken is lager dan 67 000 euro (exclusief btw)
De werken mogen gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Het gunningsdossier bestaat uit:
Voor spoedprocedures tussen 5 500 euro en 67 000 euro kan er een controle ter plaatse gebeuren en kan de controlerende ambtenaar, uitzonderlijk en na een gemotiveerd verzoek toestemming geven om de werken uit te voeren na voorlegging van 1 offerte.
In weekend of verlofperiodes zullen telefonische aanvragen verwezen worden naar het GSM-nummer: 0476 90 11 90. Het personeelslid van wacht is gemachtigd om telefonisch toestemming te geven om de werken uit te voeren, eventueel na een controle ter plaatse.
3.2 De kostprijs van de werken is hoger dan 67 000 euro (exclusief btw)
Alle gunningswijzen worden aanvaard voor zover zij niet strijdig zijn met de wetgeving op de overheidsopdrachten
Het gunningsdossier bestaat uit:
- afschrift van de documenten i.v.m. de gunningswijze die hebben geleid tot het voorstel van toewijzing van de werken;
- beraadslaging van de inrichtende macht of het schoolbestuur over de toewijzing van de werken.
|
Hou ook rekening met het volgende:
Ook voor de spoedprocedure geldt dat de kennisgeving aan de inschrijver niet mag gebeuren voor het schriftelijk akkoord van AGIOn. Indien dit toch gebeurt, verliest u het recht op subsidie voor het betrokken perceel
|
4. Verzekeringsattest
Als de kostprijs van de werken en de eventuele schadeloosstelling van de verzekeringsmaatschappij nog niet gekend is, bepaalt AGIOn het subsidiebedrag op een later tijdstip na indiening van het attest van de verzekeringsmaatschappij met eventueel het bedrag van tussenkomst.
Fase 2 - Uitbetaling van de subsidie
1. Uitbetaling
De eindafrekening gebeurt op basis van het ’eindafrekeningsdossier’ dat aan AGIOn wordt voorgelegd. Hiervoor maakt u gebruik van een van de volgende documenten:
Bij dit document voegt u:
- een ondertekende verklaring van de inrichtende macht of het schoolbestuur waarin het rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren
- een kopie van de kennisgeving van de toewijzing en het bevel tot aanvang van de werken aan de aannemer
De bedragen vermeld in de eindafrekening moeten bewezen worden aan de hand van:
- de gedetailleerde staat van de eindafrekening met de berekening van de prijsherziening
- een kopie van de nog niet ingediende facturen en creditnota’s
- een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring van de meeruitgaven
- het proces-verbaal van voorlopige oplevering
U voegt, in voorkomend geval, nog de volgende elementen toe:
- een verklaring over subsidiëring door andere instanties
- een verklaring over het onttrekken aan hun bestemming van een deel van de gebouwen
Hou ook rekening met het volgende:
1. Na de uitbetaling van het saldo van het laatste perceel kan geen bijkomend perceel meer worden ingediend.
2. Indien nog geen leningsovereenkomst werd afgesloten, kan dit nog tot 1 maand na de datum van de uitbetaling van het saldo.
|
2. Kredietovereenkomst
Voor het niet door subsidie gedekte deel van de subsidiabele kostprijs, kan de inrichtende macht een lening aangaan. Als AGIOn zijn goedkeuring heeft verleend over het bedrag en de duur van de lening, dan mag de inrichtende macht of het schoolbestuur een kredietovereenkomst met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap sluiten met een erkende financiële instelling.
Als u een beroep wil doen op de waarborg van de Vlaamse Gemeenschap betaalt u hiervoor aan AGIOn een waarborgbijdrage.
Drie exemplaren van de kredietovereenkomst dienen voor medeondertekening aan AGIOn te worden toegestuurd. Het bedrag van de lening is vatbaar voor aanpassing na de definitieve eindafrekening.
Op basis van de eindafrekening wordt het definitieve bedrag dat in aanmerking komt voor een lening met waarborg van de Vlaamse Gemeenschap vastgesteld. Indien op dat ogenblik het kredietbedrag nog niet integraal is opgenomen, kan de financiële instelling worden gemachtigd om een laatste geldopneming toe te staan voor het verschil tussen het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst en het totaal van de reeds opgenomen bedragen.
Vervolgens wordt het afsluitingsbijvoegsel opgemaakt en voor medeondertekening in drie exemplaren aan AGIOn voorgelegd.
Indien het definitieve bedrag van de kredietovereenkomst het initiële krediet overstijgt, kan een aanvullende overeenkomst aan nieuwe voorwaarden worden opgemaakt.
De bank kan het krediet niet, noch integraal, noch per schijf, ter beschikking stellen van de ontlener, zolang AGIOn daartoe de toestemming niet heeft verleend. De leidend ambtenaar verleent deze toestemming met een ondertekend opnemingscertificaat.
|