procedures

normering

betaling

procedures

Het aanstellen van een architect moet conform de wetgeving overheidsopdrachten. Een schoolarchitect is voor een school belangrijk. Wij wensen absoluut niet de kans te lopen om voor elk project met een andere architect te moeten werken.
Het volgen van de wetgeving overheidsopdrachten sluit een langdurige samenwerking met een architect niet uit. De aanduiding van de architect of ontwerper kan immers veel verder gaan dan een bouwdossier waarvoor subsidies bij AGIOn worden aangevraagd. Indien het bestuur een dergelijke samenwerking beoogt, dient dit wel duidelijk in het bestek opgenomen te worden.

Het aanstellen van een ontwerper of architect moet gebeuren conform de wetgeving overheidsopdrachten. Voor welke dossiers geldt deze regeling?
Dit geldt voor alle procedures (zoals gewone, spoed, verkorte) binnen AGIOn. De wetgeving op de overheidsopdrachten voorziet in een aantal gunningswijzen (aanbesteding, offerteaanvraag, onderhandelingsprocedure) die het mogelijk maakt met de eigenheid van de AGIOn-procedures rekening te houden.

Hoe kunnen we een subsidieaanvraag indienen voor een ''gewone'' procedure?
Wegens de beperkte financiële middelen werken wij voor de afhandeling van de subidieaanvragen met een wachtlijst.
Voor de goedkeuring van de aanvragen wordt de chronologie van de wachtlijst gevolgd.
Uw aanvraagformulier wordt op de wachtlijst geplaatst van zodra wij van u de volgende gegevens hebben ontvangen:

- een aanvraag tot subsidiëring van de inrichtende macht
- een beschrijving van het bouwprogramma
- een raming van de kostprijs

ga hier naar het aanvraagdocument voor inschrijving op de wachtlijst

Is er een minimumdrempel bepaald voor het toekennen van subsidies?
Ja, dossiers waarvan de kostprijs minder dan 5 500 euro bedraagt (excl. BTW en algemene onkosten) komen niet in aanmerking voor subsidie. Dergelijke werken worden aanzien als onderhoudswerken en worden door de AGIOn niet gesubsidieerd.

Kunnen subsidies worden verleend voor reeds uitgevoerde werken?
Voor werken die reeds zijn uitgevoerd of waarvoor reeds het bevel tot aanvang werd gegeven verleent de AGION geen subsidies.
Om van subsidie te kunnen genieten mag de kennisgeving aan de aannemer NIET gebeuren vooraleer de AGIOn daartoe goedkeuring heeft verleend.

Wanneer kan een spoedprocedure aangevraagd worden?
Een spoedprocedure is aan strikte regels gebonden en kan maar in noodgevallen worden toegepast.
De werken moeten veroorzaakt zijn door overmacht en de werken moeten hoogdringend uitgevoerd worden om de continuïteit van de onderwijsverstrekking niet in het gedrang te brengen.
Een typisch voorbeeld is werken na een brand.

meer info over: Wanneer kan een spoedprocedure aangevraagd worden?

Welke dossiers kunnen een afwijking op de chronologie van de wachtlijst krijgen?
Soms kan worden afgeweken van de chronologie en dit voor de volgende gevallen (enkel voor het vrij gesubsidieerd onderwijs):

- voor aankoopdossiers
- voor werken na een aankoopdossier (indien het aangekochte pand op moment van de aankoop geen onderwijsbestemming had)
- voor sanitair (geen douches)
- voor brandveiligheid internaat (zuivere brandveiligheidswerken)
- voor milieusanering (geen bodemsanering)
- voor werken na brand, waterschade, ...
- voor werken ten gevolge van stabiliteitsproblemen
- voor plaatsing van hoogspanningscabines
- voor dossiers in samenwerking met andere overheden (Onroerend Erfgoed, VIPA) of publieke actoren
- voor uitbreiding principeakkoord
- voor capaciteitsproblemen

Welke werken komen in aanmerking voor de verkorte procedure?
Om van de verkorte procedure gebruik te maken, moet aan de volgende voorwaarden voldaan worden:


- een minimale kostprijs van 5 500 euro;
- deze procedure geldt niet voor het gemeentelijk onderwijs;
- voor werken waarvan de subsidiabele kostprijs per vestigingsplaats niet hoger ligt dan 125 000 euro. Dat betekent niet dat de kostprijs niet hoger zou mogen liggen dan 125.000 euro, maar wel dat alles boven de 125.000 euro niet voor subsidie in aanmerking komt;
- niet voor aankopen;
- er mag maximum één verkorte procedure per instelling en per vestigingsplaats op hetzelfde ogenblik lopende zijn.

Een aantal voorbeelden van werken die in aanmerking komen voor verkorte procedure:
vervangen van ramen en deuren, herstelling aan daken, …..

meer info over: Welke werken komen in aanmerking voor de verkorte procedure?

Worden containerklassen gesubsidieerd?
Tijdelijke constructies zoals containerklassen worden door de AGIOn niet gesubsidieerd.
Gezien de financiële middelen ten overstaan van de lange wachtlijsten eerder beperkt zijn wil de AGIOn in haar subsidiebeleid focussen op ‘duurzame projecten’.

Bij het plaatsen van een containerklas gaat het om een voorlopige maatregel, een nood- of “tussenoplossing”, derhalve wordt het aspect “duurzaamheid” hier niet echt beoogd.

normering

Hoeveel toiletten moeten er in een school voorzien worden?
Voor het kleuteronderwijs is de richtlijn één toilet per vijftien meisjes of vijfentwintig jongens en één urinoir per vijftien jongens, aangepast voor kleuters. De urinoirs mogen eventueel door toiletten vervangen worden.

Het is aangewezen dat de sanitaire installaties voor het lager- en secundair onderwijs minimaal het volgende omvatten:

- 1 toilet per 15 meisjes of 25 jongens;
- 1 urinoir per 15 jongens;
- 1 kraan per 4 toiletten of urinoirs.

meer info over: Hoeveel toiletten moeten er in een school voorzien worden?

betaling

Hoe lang duurt het vooraleer een kredietovereenkomst kan worden vrijgegeven?
De kredietovereenkomst dient in eerste instantie door de AGIOn te worden medeondertekend nadat aan alle wettelijk voorziene bepalingen is voldaan. Deze bepalingen zijn vervat in een overeenkomst tussen de toenmalige gemeenschapsminister van Financiën en Begroting, de AGIOn en de erkende financiële instellingen. Deze overeenkomst kan op eenvoudige vraag bij de AGIOn worden verkregen.

Na medeondertekening wordt het leningsbedrag vrijgegeven a rato van de ingediende facturen. Aangezien de AGIOn de documenten van deze vrijgave doorstuurt naar de betrokken financiële instelling maar de subsidie rechtstreeks uitbetaalt aan de bouwheer zal de vrijgave doorgaans een aantal dagen later gebeuren dan de datum waarop de subsidie werd gestort.

Hoe worden de algemene onkosten berekend?
AGIOn kent een procentuele onkostentoeslag toe bovenop de (geraamde) kostprijs van 7%. Deze toeslag wordt altijd toegepast en steeds per perceel. Enkel voor aankoopdossiers wordt geen toeslag toegestaan omdat alle kosten in aanmerking komen voor subsidiëring.

Hoeveel tijd heb ik om de aannemer te betalen?
De betalingstermijn voor een gewone factuur bedraagt 60 kalenderdagen. Voor een ''einde werken''-factuur bedraagt deze termijn 90 kalenderdagen. Deze termijnen beginnen te lopen vanaf het moment dat de aannemer het bestuur de vorderingstaat heeft bezorgd.

Waarom is de subsidie bij betaling beperkt tot 95%?
Aangezien de subsidie berekend wordt op basis van ingediende verantwoordingstukken zou het in theorie niet kunnen dat er teveel wordt uitbetaald. Toch gebeurt het dat de ingediende verantwoordingsstukken in het stadium van eindafrekening dienen gecorrigeerd te worden ten gevolge van bijvoorbeeld aanzienlijke minwerken. Ondertussen is er te veel betaald en is een terugvordering hiervan nodig.

Om dit zo veel mogelijk te beperken zal AGIOn slechts 95% van de subsidie, vastgesteld bij gunning, in fase van betaling kunnen uitbetalen. Bij het nazicht van de eindafrekening zal hiermee uiteraard geen rekening gehouden worden.

De 95% -grens heeft ook nog een andere reden. De wetgeving overheidsopdrachten voorziet in boetes die het opdrachtgevend bestuur kan opleggen aan de aannemer in welomschreven gevallen . Het gecumuleerd bedrag van deze boetes mag in geen enkel geval meer bedragen dan 5% van de totale opdracht. De AGIOn zal bij de berekening van de uiteindelijke subsidie rekening houden met de hoogte van de boetes.

Wanneer en op welke wijze worden de kredieten vrijgegeven?
Nadat de AGIOn de kredietovereenkomst, afgesloten tussen inrichtende macht of schoolbestuur en een erkende financiële instelling, heeft medeondertekend wordt het leningsbedrag vrijgegeven a rato van de ingediende facturen. In het geval dat er reeds facturen door de AGIOn werden gesubsidieerd zal na ondertekening van de kredietovereenkomst een eenmalige vrijgave van de lening gebeuren.

Wat betekenen de verschillende bedragen op een uitbetalingsbrief?
Een voorbeeld:
Subsidie berekend op goedgekeurde inschrijving: 31.519,62 EUR
Vastgesteld maximumbedrag voor de betaling: 95% (*): 29.943,64 EUR
Eerste schijf A.O.: 1.846,17 EUR
Totaal betaling vorderingsstaat + A.O.: 26.234,87 EUR
Subsidie: 19.046,52 EUR

Totaal van de betalingen inclusief deze betaling: 19.046,52 EUR
Saldo: 10.897,12 EUR


Bij de goedkeuring van het gunningsdossier wordt op basis van een subsidiabele kostprijs een subsidie berekend (eerste bedrag). In fase van betaling (niet te verwarren met de eindafrekening) wordt een plafond berekend van 95%. Dit is het maximale bedrag dat in deze fase kan worden uitbetaald (tweede bedrag).

Bij de goedkeuring van de gunningsbrief zal eveneens een bedrag aan algemene onkosten worden berekend. Bij een eerste betaling zal 65% van dit bedrag worden uitbetaald (derde bedrag). Opgelet: op het bedrag van de algemene onkosten dient nog het subsidiëringspercentage van 60 of 70% te worden toegepast.

Het volgende bedrag komt overeen met het factuurbedrag, eventueel aangevuld met een bedrag aan herziening, desgevallend verhoogd met het eerste deel van de algemene onkosten (enkel voor een eerste betaling van een bepaald perceel). Hierbij werd nog geen rekening gehouden met het toepasselijke BTW-percentage.

De subsidie komt overeen met het bedrag uit de vorige lijn, verhoogd met de BTW. Op dit bedrag wordt het subsidiëringspercentage toegepast.

Het voorlaatste bedrag is een optelling van alle betalingen die reeds voor het betrokken perceel werden uitgevoerd, inclusief de huidige betaling.

Het laatste bedrag, het saldo, is het verschil tussen het plafond van 95% (zie hoger) en het totaal van alle uitgevoerde betalingen (voorlaatste bedrag).

Wat is de gemiddelde betalingstermijn?
De afhandeling en uitbetaling van de subsidie op een factuur neemt gemiddeld een tiental dagen in beslag. In geval van eerste betaling kan het zijn dat bijkomende documenten dienen opgevraagd te worden (bewijs van borgstelling, aanvangsbevel, rekeningnummer inrichtende macht of schoolbestuur) waardoor de uitbetaling zal opgeschoven worden.

De afhandeling en uitbetaling van een eindafrekening neemt gemiddeld een drietal weken in beslag omdat het gehele betalingsdossier, inclusief alle wijzigingswerken, dienen nagekeken te worden.

Wat is de waarborgbijdrage en waarvoor dient ze?
AGIOn kent een leningswaarborg toe als aan de wettelijk voorziene bepalingen werd voldaan. Wanneer de ontlener niet meer aan haar verplichtingen van de kredietovereenkomst kan voldoen, zal de AGIOn als waarborgverstrekker de plichten van de ontlener overnemen. Het waarborgen van kredietovereenkomsten houdt voor de AGIOn dus een bepaald risico in dat budgettair dient gedekt te worden via de zogenaamde waarborgbijdrage.

Dit is een relatief klein bedrag dat de ontlener – bouwheer aan de AGIOn dient te betalen om gebruik te kunnen maken van de waarborgbijdrage. De bijdrage bestaat uit twee delen, te weten :

- 0,225% op het ontleende bedrag en
- 0,05% per jaar op het uitstaande kapitaal.

Deze bijdrage dient betaald te worden uiterlijk de 20ste dag nadat een eerste deel van het leningsbedrag werd vrijgegeven. Zoniet kan de AGIOn haar waarborg intrekken.

Wat is een (voorlopige/definitieve) oplevering?
Nadat de werken beëindigd zijn, zal de bouwheer door middel van een proces-verbaal deze ofwel aanvaarden ofwel weigeren (=voorlopige oplevering). Ook in geval van aanvaarding kan het proces-verbaal opmerkingen bevatten die dan door de aannemer zo snel mogelijk moeten opgelost worden. Vanaf de aanvaarding begint een termijn van één jaar te lopen waarbinnen de aannemer aansprakelijk is voor het opduiken van gebreken in deze periode. Na deze periode vindt een tweede oplevering plaats (definitieve).

Indien een borg werd gesteld door de aannemer zal bij de voorlopige oplevering de helft ervan worden vrijgegeven. De andere helft wordt dan vrijgegeven bij de definitieve oplevering.

Wat is een aanvangsbevel?
AGION moet het gunningsdossier goedkeuren alvorens de aannemer in kennis te stellen. Nadien wordt de weerhouden aannemer per aangetekende brief op de hoogte gebracht van het feit dat de werken aan hem worden toegewezen.

Het aanvangsbevel is een brief waarin de aannemer gevraagd wordt de werken te starten op de datum, vermeld in deze brief. Deze datum is dan ook de aanvangsdatum van de werken en zal in rekening worden gebracht om onder meer te bepalen of de contractueel voorziene uitvoeringsperiode werd gerespecteerd.

De aanvangsdatum kan in principe niet vroeger zijn dan de 15de kalenderdag volgend op de toewijzing en niet later zijn dan de 45ste kalenderdag volgend op de toewijzing. Enkel voor grote werken worden deze data respectievelijk verschoven naar de 30ste en de 60ste kalenderdag.

Wat is een borgstelling?
Een borgstelling is een bedrag aan liquide middelen waarop de bouwheer aanspraak kan maken wanneer de aannemer niet in staat is de hem toevertrouwde opdracht volgens de contractuele voorwaarden en volgens de regels van de kunst uit te voeren.

Wat is een meerwerk en wanneer is het subsidiabel?
Een meerwerk is in feite een bijkomend werk dat door onvoorzienbare omstandigheden noodzakelijk is geworden om het vooropgestelde bouwproject te kunnen verwezenlijken. Deze werken komen voor subsidie in aanmerking wanneer de noodzakelijkheid en de onvoorzienbaarheid kan aangetoond worden. De onvoorzienbaarheid moet gemotiveerd worden door omstandigheden die zich hebben voorgedaan NA de gevoerde gunningsprocedure.

Wat is een prijsherziening en wanneer is deze van toepassing?
Een prijsherziening is een contractueel voorziene vergoeding voor de aannemer ter compensatie van de evolutie in de prijzen van bijvoorbeeld de lonen of de materialen. Deze vergoeding wordt in principe toegepast op de maandelijks gevorderde bedragen.

Het bijzonder bestek zal de voorwaarden en de modaliteiten bepalen van de prijsherziening.

Wat moet ik doen wanneer de aannemer de borgstelling niet doet?
Het niet stellen van de borgtocht is een ernstige inbreuk op de verplichtingen van de aannemer ten aanzien van de bouwheer. Immers, de borgstelling is een (financiële) waarborg voor het opdrachtgevend bestuur die hij desgevallend kan aanwenden om geleden schade te vergoeden.

Indien de aannemer weigert de contractuele borg te stellen kan het bestuur overwegen om het contract te verbreken. Een andere mogelijkheid bestaat erin de borgtocht bij de eerste vorderingsstaat af te houden en door te storten naar een hiervoor erkende instantie. (bijvoorbeeld de Deposito- en Consignatiekas)

Wat moet ik opsturen bij een vorderingsstaat?
De uitbetaling van de subsidie kan enkel gebeuren indien een aantal documenten worden voorgelegd. Deze verschillen naargelang het een eerste dan wel een volgende betaling betreft.

- voor de eerste betaling moeten volgende documenten opgestuurd worden:

• een gedateerd afschrift van de toewijzing van de werken aan de aannemer
• een afschrift van het bevel tot aanvang van de werken
• een ondertekende verklaring van de inrichtende macht of het schoolbestuur waarin een rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren.


- bij de volgende betaling moeten volgende documenten opgestuurd worden:

• De vorderingsstaat en de contractuele prijsherzieningsberekening, maandelijks en cumulatief opgesteld door de aannemer.
• De schuldvordering volgens de vorderingsstaat, gedagtekend en ondertekend door de aannemer.
• Het proces-verbaal van nazicht van de vorderingsstaat, opgesteld door de ontwerper of het aanbestedend bestuur.
• Een kopie van de factuur, opgesteld door de aannemer

Wat te doen in geval van betwiste posten t.a.v. de uitbetaling?
Na ontvangst van de vorderingsstaat kijkt het opdrachtgevend bestuur of één van haar aangestelden deze na en brengt desgevallend de nodige verbeteringen aan. De aannemer wordt nadien verzocht voor het (verbeterde) bedrag een factuur op te maken.

Wat zijn algemene onkosten?
AGIOn kent een forfaitaire toeslag toe van 7 % op de subsidiabele kostprijs alvorens de subsidie te bepalen. De praktijk leert dat de totale bouwkost niet enkel bestaat uit de kostprijs van de werken alleen maar dat er ook bijkomende kosten zijn, zoals erelonen, studiekosten, publicatiekosten, veiligheidscoördinator. Om aan deze bijkomende kosten zo veel mogelijk tegemoet te komen wordt bij elke subsidieberekening de subsidiabele kostprijs verhoogd met het hierboven vermelde forfait. Het opdrachtgevend bestuur dient in geen enkel geval het bewijs te leveren dat dergelijke kosten wel degelijk werden gemaakt.

Worden de kosten n.a.v. veiligheidscoördinator gesubsidieerd?
De kosten van de veiligheidscoördinatie worden door de AGIOn niet afzonderlijk gesubsidieerd. De forfaitaire verhoging van de subsidiabele kostprijs is onder meer bedoeld om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan bijkomende projectkosten zoals deze in het kader van de wetgeving op de veiligheidscoördinatie.

Worden erelonen gesubsidieerd?
Erelonen worden door de AGIOn niet afzonderlijk gesubsidieerd. De aanvullende subsidie op de forfaitaire verhoging van de kostprijs (zie “wat zijn algemene onkosten”) kunnen onder meer aangewend worden voor het betalen van erelonen.