Hier vindt u een aantal bijzondere aandachtspunten omtrent de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten.

De hieronder opgesomde bijzondere aandachtspunten vormen een bloemlezing uit vaak voorkomende onnauwkeurigheden en gebreken waarmee  AGIOn bij het behandelen van de dossiers wordt geconfronteerd. Door met deze opmerkingen rekening te houden kan men de afhandeling van de subsidiëringsprocedure zeker bevorderen.

Voor de ontwerpers of de architecten heeft  AGIOn ‘type administratieve bepalingen’ uitgewerkt.
Deze zijn onderverdeeld in enerzijds werken en anderzijds leveringen. Op hun beurt zijn deze verder onderverdeeld in openbare aanbesteding en algemene offerteaanvraag.
In de bijkomende informatie leest u meer over erkenning van aannemers, en over de toepasselijke prijsherzieningsformules.

1. Reglementering overheidsopdrachten 

• de wet van 24 december 1993 (BS van 22 januari 1994 en 25 februari 1997) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
  
• het KB van 8 januari 1996 (BS van 26 januari 1996 en 25 februari 1997) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en alle latere wijzigingen;
  
• het KB van 26 september 1996 (BS van 18 oktober 1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage; en alle latere wijzigingen.

2. De wijze van gunning

De wijze van gunning is de procedure om de opdracht toe te wijzen (artikelen 13 tot 17 van de wet van 24 december 1993).

Volgende vormen kunnen onderscheiden worden:

• de algemene procedures: openbare aanbesteding en algemene offerteaanvraag;
• de beperkte procedures: beperkte aanbesteding en beperkte offerteaanvraag;
• de onderhandelingsprocedure:
  • zonder voorafgaande bekendmaking
  • met voorafgaande bekendmaking (oproep kandidaten)

2.1. De algemene procedures

Bekendmakingsregels

Bij de algemene procedures vormt de aankondiging een “éénstapsprocedure”: de opdracht wordt aangekondigd en vervolgens worden de offertes ingewacht tegen de zittingsdatum. Elke openbare aanbesteding of algemene offerteaanvraag wordt verplicht in mededinging gesteld door middel van een aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen, een door de Belgische Staat uitgegeven weekblad, en eventueel door alle andere middelen naar goeddunken van het bestuur (vb. de bouwkroniek, het bouwbedrijf, ...).

De aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen vermeldt:

1. - de naam, het adres, het telegramadres, het telefoon-, telex- en faxnummer van de aanbestedende overheid;
   - het adres en de persoon waarbij bijkomende inlichtingen over de opdracht kunnen worden verkregen;
   - de plaats van inzage van de documenten die het bestek uitmaken, alsook de daarvoor vastgestelde dagen en uren;
   
2. de gunningswijze;
   
3. de aard en de omvang van de prestaties, de algemene kenmerken van het werk of, voor een aanneming van leveringen, de aard en de hoeveelheid van de te leveren producten;
   
4. de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen gesteld door de aanbestedende overheid aan de aannemers of leveranciers met het oog op hun selectie, in het bijzonder de voorwaarden die vereist worden door de wetgeving betreffende de erkenning van aannemers van werken. Deze inlichtingen en documenten mogen geen andere zijn dan deze vermeld in de artikelen 17 tot 19 van het K.B. van 8 januari 1996 en artikel 5 van het K.B. van 25 maart 1999 of, voor een aanneming van leveringen, deze vermeld in de artikelen 43 tot 45 van het K.B. van 8 januari 1996 en artikel 16 van het K.B. van 25 maart 1999;
5. desgevallend, het bedrag en de betalingswijze waardoor het bestek en de aanvullende documenten kunnen verkregen worden;
   
6. de uitvoeringstermijn wanneer hij geen gunningscriterium uitmaakt;
   
7. de datum, het uur en de plaats van de opening van de offertes.

Ontvangsttermijnen

(cfr. artikelen 12 en 38 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996)

De ontvangsttermijn voor de offertes bedraagt minimum 36 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. De dag van de verzending zal nooit deel uitmaken van de termijn van 36 dagen, de dag van de opening wel. Deze ontvangsttermijn kan ingekort worden tot 10 dagen, indien er gerechtvaardigde en dringende redenen voorhanden zijn, voorzover er minstens 7 dagen verlopen vanaf de datum van publicatie tot de datum van ontvangst. De beslissing tot inkorting van de termijn moet in de aankondiging van de opdracht worden gemotiveerd. Bovendien zal in deze motivatie verwezen worden naar omstandigheden waarop het bestuur op geen enkele wijze vat heeft.

2.2. De beperkte procedures

Bekendmakingsregels

Bij de beperkte procedures vormt de aankondiging een “tweestapsprocedure:

• eerst komt er een oproep tot de kandidaten tegen een bepaalde datum door een aankondiging van opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen;
  
• uit de binnengekomen kandidaturen selecteert het bestuur dan de gegadigden die vervolgens uitgenodigd worden om hun offerte in te dienen tegen de zittingsdatum.

De aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen vermeldt:

1. de naam, het adres, het telegramadres, het telefoon-, telex- en faxnummer van de aanbestedende overheid;
   
2. de gunningswijze;
   
3. de aard en de omvang van de prestaties, de algemene kenmerken van het werk of, voor een aanneming van leveringen, de aard en de hoeveelheid van de te leveren producten;
   
4. de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen gesteld door de aanbestedende overheid aan de aannemers of leveranciers met het oog op hun selectie, in het bijzonder de voorwaarden die vereist worden door de wetgeving betreffende de erkenning van aannemers van werken. Deze inlichtingen en documenten mogen geen andere zijn dan deze vermeld in de artikelen 17 tot 19 van het K.B. van 8 januari 1996 en artikel 5 van het K.B. van 25 maart 1999 of, voor een aanneming van leveringen, deze vermeld in de artikelen 43 tot 45 van het K.B. van 8 januari 1996 en artikel 16 van het K.B. van 25 maart 1999;
   
5. de uiterste datum voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming en het adres waar ze moeten ingediend worden.

De uitnodiging van de gegadigden bevat minstens:

1. – het bestek en de aanvullende documenten of, desgevallend, het adres van de dienst waar het bestek en de aanvullende documenten kunnen opgevraagd worden en de uiterste datum voor deze aanvraag;
   – desgevallend, het bedrag en de betalingswijze waardoor het bestek en de aanvullende documenten kunnen verkregen worden.
   
2. de uiterste datum voor ontvangst van de offertes, het adres waarnaar ze moeten verstuurd worden en de taal of talen waarin ze moeten opgesteld worden;
   
3. de aanduiding van de eventueel toe te voegen documenten;
   
4. desgevallend, het gunningscriterium of de gunningscriteria van de opdracht;
   
5. de datum, het uur en de plaats van de opening van de offertes.

Ontvangsttermijnen

(cfr. artikelen 14 en 40 van het KB van 8 januari 1996)

De termijn voor ontvangst van de kandidaturen bedraagt minstens 15 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging.

De ontvangsttermijn voor de offertes beloopt minimum 15 dagen. Het bestuur moet de uitnodigingen, die aan bepaalde voorwaarden horen te voldoen, gelijktijdig en schriftelijk versturen.

De ontvangsttermijnen voor kandidaturen en offertes mogen worden ingekort tot 10 dagen, indien gerechtvaardigde en dringende redenen voorhanden zijn, voor zover er minstens 7 dagen verlopen vanaf de publicatie tot de datum van ontvangst.

Opmerking: Uit wat voorafgaat blijkt dat het bij de beperkte procedure voortaan uigesloten is dat het bestuur zomaar een zelf gekozen aantal aannemers aanschrijft; de nieuwe reglementering vereist vooraf altijd een oproep. Het onderscheid tussen algemene en beperkte procedures wordt daardoor veel minder scherp, omdat ook de beperkte procedures in eerste instantie voor alle kandidaten openstaat. De beperkte procedure zal ook geen tijdswinst meer opleveren; ze is omslachtiger dan de algemene procedure.

2.3. De onderhandelingsprocedure

Deze procedure is in de nieuwe wet gedetailleerder omschreven en de mogelijkheden zijn beperkter en strikter omlijnd. Het beroep op de onderhandelingsprocedure moet steeds worden verantwoord door te verwijzen naar één van de punten vermeld in artikel 17, § 2 en§ 3 van de wet van 24 december 1993; de mededinging is eveneens verplicht (minstens 3 originele offertes, gedag- en gehandtekend) tenzij het bestuur de onmogelijkheid ervan bewijst. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de gevallen waarin onderhands kan gehandeld worden:

• zonder naleving van enige bekendmakingsregel (= artikel 17, § 2 van de wet);
• met naleving van bepaalde bekendmakingsregels (=artikel 17, § 3 van de wet). In deze gevallen is, ook zoals voor de beperkte procedures, een oproep tot de kandidaten verplicht. Als relevante gevallen m.b.t. tot de onderhandelingsprocedure kunnen worden vermeld:

Artikel 17

§ 2 - 1a) – goed te keuren uitgave niet > 67 000 euro
1c) – de dringendheid
1d) – enkel onregelmatige offertes of onaanvaardbare prijzen werden ingediend ingevolge aanbesteding of offerteaanvraag en alle inschrijvers worden opnieuw geraadpleegd
1e) – geen enkele offerte werd ingediend

2a) – aanvullende werken of diensten (tot max. 50% van het bedrag van de hoofdopdracht) die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk geworden zijn – wanneer deze werken of diensten, technische of economische, niet zonder ernstig bezwaar van de hoofdopdracht kunnen gescheiden worden

§ 3 -1 – enkel onregelmatige offertes of onaanvaardbare prijzen werden ingediend ingevolge aanbesteding of offerteaanvraag en niet alle inschrijvers worden opnieuw geraadpleegd

2.4. De Europese drempelbedragen

Bekendmakingsregels

Het drempelbedrag voor Europese publicatie voor opdrachten van werken werd vastgesteld op 5 150 000 euro. Voor de door privaatrechtelijke personen aan te besteden opdrachten die voor meer dan 50 % worden gesubsidieerd werd dit bedrag vastgesteld op 5 150 000 euro. Voor leveringen bedraagt dit 206 000 euro. De aankondiging van de opdracht moet dus ook gebeuren in het Europees Publicatieblad. Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen Verkoopdienst
Rue Mercier,
2 L-2985 Luxemburg

Belangrijk: (cfr. artikelen 4 en 30 van het KB van 8 januari 1996) De publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen mag niet plaatsvinden voor de datum van verzending van de aankondiging naar het bureau voor officiële publicaties van de Europese Gemeenschappen en moet deze datum vermelden. Ze mag geen andere inlichtingen bevatten dan deze die gepubliceerd worden in het publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze aankondiging van opdracht wordt opgesteld overeenkomstig:

1. de bijlage 2B of 3B bij het KB van 25 maart 1999 voor de openbare procedures;
2. de bijlage 2C of 3C bij het KB van 25 maart 1999 voor de beperkte procedures;
3. de bijlage 2D of 3D bij het KB van 25 maart 1999 voor de onderhandelingsprocedures met bekendmaking in de zin van artikel 17, § 3 van de wet.

De ontvangsttermijnen (cfr. artikelen 5, 6, 31 en 32 van het KB van 8 januari 1996) Bij algemene procedures bedraagt de ontvangsttermijn voor de offertes minstens 52 dagen vanaf de verzending van de aankondiging (cfr. artikelen 5 en 31 van het KB). Bij beperkte procedures en onderhandelingsprocedures met bekendmaking bedraagt de minimumtermijn voor ontvangst van de kandidaturen 37 dagen. Het bestuur moet de uitnodigingen, die aan bepaalde voorwaarden horen te voldoen, gelijktijdig en schriftelijk versturen. Voor de beperkte procedures beloopt de ontvangsttermijn voor de offertes minimum 40 dagen.

3. De kwalitatieve selectie

3.1. Onderscheid selectiecriteria / gunningscriteria

De selectiecriteria dienen om de kwalitatieve bekwaamheid van de kandidaten of inschrijvers op het vlak van hun financieel, economisch en technisch vermogen na te gaan. De gunningscriteria daarentegen zijn bedoeld om de intrinsieke waarde van de offertes te beoordelen.

Een vermenging van gunnings- en selectiecriteria is niet toegelaten en kan desgevallend de onregelmatigheid van de gevoerde gunningsprocedure tot gevolg hebben.

De artikelen 16 tot 20 (voor werken), 42 tot 47 (voor leveringen) van het KB van 8 januari 1996 en de artikelen 3 tot 6 (voor werken), 14 tot 17 (voor leveringen) van het KB van 25 maart 1999 stellen vast op grond van welke inlichtingen de selectie gebeurt.

3.2. Tijdstip van kwalitatieve selectie

Bij de algemene procedures gebeurt de selectie in de eerste fase van het onderzoek van de offertes.

Enkel de geselecteerden worden vervolgens, in de tweede fase van het onderzoek van de offertes, geëvalueerd aan de hand van gunningscriteria (of -criterium).

Bij de beperkte procedures gebeurt de selectie na de oproep, bij het onderzoek van de kandidaturen. Enkel de geselecteerde gegadigden worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen. De kwalitatieve selectiecriteria moeten daarom worden bekendgemaakt in de aankondiging van de opdracht; bij de beperkte procedures worden ze bekendgemaakt in de oproep tot de kandidaten.

4. De gunning

Met betrekking tot de subsidiëringsprocedure wordt de openbare procedure als algemeen geldende regel verplicht gesteld. De beperkte procedure zal slechts in uitzonderlijke gevallen worden aanvaard. De onderhandelingsprocedure mag bepaalde voorwaarden worden toegepast.

4.1. Bij aanbesteding

Bij aanbesteding (openbare of beperkte) worden de prijzen, ook van de eventuele varianten, bij de opening van de offertes aangekondigd. Indien men beslist de opdracht toe te wijzen dient deze toegewezen te worden, op straffe van een forfaitaire schadeloosstelling van 10%, aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte indiende (cfr. art. 15 van de wet). Er is slechts één toewijzingscriterium, nl. de prijs. De inschrijvers moeten bij aanbesteding “verplichte varianten” indienen, wanneer het bestek die varianten oplegt of toestaat en hun voorwerp, aard en draagwijdte nader omschrijft. De laagste offerte blijkt dan uit één rangschikking van basisoffertes en varianten (cfr. artikel 113 van het KB van 8 januari 1996 en artikel 43 van het KB van 25 maart 1999).

4.2. Bij offerteaanvraag

Bij offerteaanvraag (algemene of beperkte) worden de prijzen bij de opening van de offertes niet afgekondigd. De opdracht dient toegewezen te worden aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte indient, rekening houdend met de gunningscriteria die vermeld moeten zijn in het bestek of eventueel in de aankondiging van de opdracht. Vrije varianten die door de inschrijvers worden voorgesteld kunnen hierbij, onder bepaalde voorwaarden, in overweging worden genomen.

 4.3. Bij de onderhandelingsprocedure

Bij de onderhandelingsprocedure (cfr. artikel 17 van de wet van 24 december 1993 en artikel 122 van het KB van 8 januari 1996 en artikel 48 van het KB van 25 maart 1999) komt een opdracht tot stand:

• ofwel met een aangenomen factuur wanneer het goed te keuren bedrag zonder BTW niet hoger ligt dan 5 500 euro;
• ofwel op grond van briefwisseling volgens de handelsgebruiken;
• ofwel door kennisgeving van de goedkeuring van de offerte, zoals zij eventueel na onderhandelingen werd aangepast;
• ofwel op grond van een door de partijen ondertekende overeenkomst.

4.3.1. De onderhandelingsprocedure mag alleen worden toegepast:

• Voor werken en leveringen waarvoor de totale opdracht niet hoger is dan 67 000 euro (excl. BTW) – artikel 17, § 2, eerste alinea van de wet van 24 december 1993.
  
• Indien de totale opdracht, bij gunning, minder bedraagt dan 550 000 euro (excl. BTW), mogen de percelen die maximaal 13 500 euro (excl. BTW) bedragen bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden gegund op voorwaarde dat het totaal van alle percelen welke via onderhandelingsprocedure worden gegund niet meer bedraagt dan twintig procent van de totale opdracht. (artikel 120 van het KB van 8 januari 1996, zoals gewijzigd door artikel 46 van het KB van 25 maart 1999).

Hiertoe dient het schoolbestuur of de inrichtende macht minstens drie geldige en vergelijkbare offertes voor te leggen.

4.3.2. Bij werken in eigen beheer

De opdracht bestaat uit het leveren van de bouwmaterialen. De verwerking van deze materialen wordt in eigen beheer uitgevoerd. Voor de aankoop van deze materialen kan de opdracht via onderhandelingsprocedure worden gegund indien de goed te keuren uitgave de 67 000 euro (excl. BTW) niet overschrijdt.

4.3.3. Bij de levering en plaatsing van eerste uitrusting

Indien het bedrag van de opdracht in verband met het louter leveren en plaatsen van de eerste uitrusting kleiner of gelijk is aan 67 000 euro (excl. BTW) mag er via de onderhandelingsprocedure worden gegund op grond van artikel 17, § 2, 1°a) van de wet van 24 december 1993. Dit is echter niet het geval als die levering deel uitmaakt van een groter geheel van werken.

4.3.4. Bij de levering en plaatsing van zware didactische apparatuur

1. indien het gedeelte werken (aanleg en plaatsing) minder dan 50% van de totale aannemingssom bedraagt mag, op basis van artikel 36bis van de wet van 29 mei 1959 zoals gewijzigd door het artikel 8 van het decreet van 31 juli 1990 betreffende het onderwijs II, er via onderhandelingsprocedure worden gegund ongeacht het bedrag. De opdracht wordt als een levering beschouwd.
   
2. indien het gedeelte werken (aanleg en plaatsing) gelijk is aan of groter is dan 50% van de totale aannemingssom mag er via onderhandelingsprocedure worden gegund wanneer de goed te keuren uitgave kleiner is of gelijk aan 67 000 euro (excl. BTW) (artikel 17, § 2 van de wet van 24 december 1993). De splitsing van deze opdracht met het oog op het omzeilen van het opgelegde drempelbedrag is niet toegelaten. Aan de voorwaarden inzake erkenning en registratie moet worden voldaan.

5. Andere aandachtspunten

5.1. Aard of  vorm van de aanneming

Dit is de wijze waarop de aannemingsprijs voor het uit te voeren werk contractueel bepaald wordt.

Vier vormen kunnen worden onderscheiden (cfr. art. 86 van het KB van 8 januari 1996).

5.1.1. De opdracht voor een globale prijs (totale prijs)

Een opdracht voor een globale prijs is een opdracht waarvoor een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties dekt of die uitsluitend forfaitaire posten omvat. Zodoende zullen alle risico’s ten laste van de aannemer komen : deze van de uitvoeringsmogelijkheden, van de werkelijke omvang van de werken, ... en komen gewijzigde hoeveelheden niet voor subsidiëring in aanmerking.

5.1.2. De opdracht volgens prijslijst

Dit is de overeenkomst waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn. Bij het sluiten van de overeenkomst kennen de aannemer en de opdrachtgever de globale prijs enkel bij benadering. Door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het werkelijk te betalen bedrag vastgesteld. Deze vorm van aanneming wordt door AGIOn niet aanvaard.

5.1.3. De opdracht op grond van werkelijke uitgaven

Dit is een opdracht waarvoor de uitgevoerde prestaties betaald worden na onderzoek van de kostprijzen en de daarop als winst toegepaste verhogingen. Deze vorm van aanneming wordt eveneens niet door  AGIOn aanvaard.

5.1.4. De gemengde opdracht

In de gemengde opdracht worden de prijzen vastgesteld via een combinatie van bovenvermelde berekeningswijzen. Posten die deel uitmaken van funderingswerken, gewapend beton e.d. worden door AGIOn in vermoedelijke hoeveelheden aanvaard (= posten volgens prijslijst).

5.2. Erkenning (enkel voor opdrachten van werken)

Op basis van de raming dient de vereiste klasse van erkenning vermeld te worden. De definitieve vereiste erkenningsklasse wordt echter bepaald door het toewijzingsbedrag. De indeling in categorieën en ondercategorieën gebeurt volgens de aard van de uit te voeren werken (KB van 26 september 1991, artikel 2, 3 en 4).

5.3. De uitvoeringstermijn

De uitvoeringstermijn dient voor aannemingen van werken bij voorkeur in werkdagen vastgesteld te worden, voor aannemingen van leveringen in kalenderdagen.

5.4. Volgende documenten dienen bij de offerte gevoegd te worden:

1. attest van de RSZ van het voorlaatste kwartaal dat de opening van de offertes voorafgaat en waaruit blijkt dat de aannemer in orde is inzake zijn bijdragen aan deze instelling (artikel 90 van het KB van 8 januari 1996 en artikel 38 van het KB van 25 maart 1999);
   
2. kopie van de inschrijving op de lijst van de erkende aannemers met categorie en klasse (KB van 29 september 1991, artikel 2);
   

5.5. Termijn waaraan de inschrijvers gebonden zijn

Met het oog op de periode, nodig voor het administratief nazicht, is het nuttig de gestanddoeningstermijn van de offerte te verlengen tot 120 kalenderdagen, dit in afwijking van artikel 116 van het KB van 8 januari 1996.

5.6. Prijsherzieningen

De modaliteiten voor prijsherziening wegens schommelingen van lonen en sociale lasten van de op de bouwplaats tewerkgestelde arbeiders en eventueel van de materiaalprijzen worden bepaald door artikel 13 van de algemene aannemingsvoorwaarden (= bijlage van het KB van 26 september 1996).

5.7. Waarborg

De borgtocht bedraagt 5% van de oorspronkelijke aannemingssom. Het aldus verkregen bedrag wordt naar het hoger tiental in euro afgerond. De aannemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij de borgtocht heeft gesteld. Het bijzonder bestek vermeldt het adres van de aanbestedende overheid waaraan het bewijs van borgtochtstelling moet worden bezorgd (cfr. Artikel 5 van de algemene aannemingsvoorwaarden = bijlage bij het KB van 26 september 1996).

5.8. Onderaannemers

Het typebestek VL100 bepaalt de voorwaarden voor het werken met onderaannemers.

5.9. Varianten

Vrije varianten uitgaande van de inschrijvers horen niet thuis bij de openbare aanbesteding.

1. Indien de inrichtende macht of het schoolbestuur toch gebruik maakt van varianten dan moet klaar en duidelijk vermeld worden of het om toegestane (=facultatieve) of opgelegde (=verplichte) varianten gaat (artikel 43, eerste lid van het KB van 25 maart 1999). Dit onderscheid is belangrijk aangezien een inschrijver die voor een opgelegde (verplichte) variante geen prijs opgeeft een essentiële fout begaat en dus een nietige offerte indient.
   
2. Dat vrije varianten niet thuishoren in de openbare aanbesteding is een gevolg van het feit dat de (opgelegde en/of toegestane) varianten nauwkeurig en duidelijk moeten omschreven worden in het bestek, zowel wat hun aard als wat hun draagwijdte betreft (artikel 113 van het KB van 8 januari 1996 en artikel 43 van het KB van 25 maart 1999).
   
3. De prijzen van de (opgelegde en/of toegestane) varianten moeten ook voorgelezen worden bij de opening van de offertes (artikel 106 van het KB van 8 januari 1996).
   
4. De opdracht moet worden gegund aan de inschrijver die, op grond van één enkele rangschikking van basisoffertes en varianten, de laagste regelmatige offerte heeft ingediend, ongeacht of het een basisofferte dan wel een variante aanbieding betreft. Iedere keuzemogelijkheid vervalt (artikel 113 van het KB van 8 januari 1996 en artikel 43 van het KB van 25 maart 1999).

5.10. Offerteaanvraag

Bij de offerteaanvraag dient de opdracht toegewezen te worden aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte indient, rekening houdend met de gunningscriteria die vermeld moeten zijn in het bestek. Indien de voordeligste offerte ook niet de laagste is qua prijs, zal de gunning voorafgaandelijk onderworpen worden aan de goedkeuring van de commissaris van de Vlaamse regering.

5.11. Het offerteformulier

Art. 89 van het KB van 8 januari 1996 bepaalt dat de inschrijver zijn offerte opmaakt en de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris invult op het formulier dat eventueel bij het bestek is gevoegd.

Indien hij die op andere documenten opmaakt dan op het voorgeschreven formulier, moet de inschrijver op ieder van die documenten verklaren dat het document conform het model is dat bij het bestek is gevoegd. Offertes worden immers meer en meer ingediend op geïnformatiseerde documenten. Voortaan is dit ook wettelijk toegestaan. De inschrijvers dragen dan wel de verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van die documenten met de officiële modellen: zij moeten nl. op ieder document verklaren dat het conform is met het formulier dat door de aanbestedende overheid ter beschikking gesteld wordt.

De inschrijver dient de eigenlijke offerte te tekenen, d.w.z. het document waarop de inschrijver zich verbindt tot de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de besteksvoorwaarden en tegen de door hem aangeboden prijs.

Daarnaast moet hij ook de samenvattende opmetingsstaat (voor werken) of de inventaris (voor leveringen) ondertekenen. De doorhalingen, wijzigingen of schrappingen (ook met correctielint of -vloeistof) die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden, zoals prijzen, termijnen en technische specificaties moeten ondertekend worden (parafering volstaat niet) (cfr. artikel 89 van het KB van 8 januari 1996).

5.12. Taal

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

5.13. Munteenheid

De offerte wordt opgesteld in euro. Wanneer het bedrag van de eenheidsprijzen niet hoog is maar het om een groot aantal uitgevoerde hoeveelheid gaat, verdient het aanbeveling de eenheidsprijs om te rekenen tot verschillende decimalen nauwkeurig.

5.14. Onverenigbaarheden

Een persoon of onderneming die belast is met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van een opdracht mag niet deelnemen aan een offerte of een offerte indienen.

5.15. Rechtsvorderingen

Het is nuttig om in het bestek te vermelden dat elke rechtsvordering van een aannemer bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank dient te worden ingesteld.

5.16. Werfpaneel

Indien een werfpaneel geplaatst wordt, dient ook de volgende tekst te worden vermeld:

Gesubsidieerd door het Agentschap voor Infrastructuurwerken in het Onderwijs (AGIOn)
Ellipsgebouw
Koning Albert II – laan 35, bus 75
1030 Brussel
Tel. 02 221 05 11
Fax 02 221 05 31
info@agion.be